Accorder un accès¶

Un accès relie un habitant et un proche. Vous l’ouvrez d’un côté comme de l’autre :

• depuis la fiche de l’habitant, onglet Identité : sur la ligne du proche dans Personnes de contact, cliquez sur Portail ;

• depuis la fiche contact du proche, onglet Famille : sur la ligne de l’habitant, cliquez sur Portail ;

• depuis Maison de repos → Portail famille → Accès, avec Nouveau.

Portail ouvre la boîte de dialogue Accès au portail de ce couple : l’accès existant, ou un nouveau prêt à être accordé. La colonne Accès au portail à côté montre où en est le proche : Pas invité, Invité, jamais connecté, Connecté ou Révoqué.

1. Définir qui et quoi¶

1. Vérifiez l”habitant (ou l”espace famille) et le proche.

2. Vérifiez l”E-mail : il devient l’identifiant du proche.

3. Fixez le rôle : Proche, Personne de confiance ou Représentant légal.

4. Cochez ce que cette personne peut voir, sous Ce que cette personne peut voir : Carnet de liaison, Documents, Repas, Factures, Santé.

5. Remplissez Valable jusqu’au si l’accès est temporaire. Laissé vide, l’accès dure jusqu’à sa révocation.

2. Enregistrer le consentement, pour les données de santé¶

Le groupe Consentement demande :

• Consentement donné par — L’habitant ou Le représentant légal ;

• Date du consentement ;

• Référence du consentement — où le consentement signé est classé, ou la décision désignant le représentant — et, si vous l’avez, le Document de consentement.

Consentement donné par et Date du consentement deviennent obligatoires dès que Santé est coché : sans eux, WideCare refuse d’enregistrer.

3. Accorder l’accès¶

Cliquez sur Donner l’accès. WideCare :

• crée le compte portail du proche s’il n’en a pas (identifiant = son adresse e-mail) — une personne qui a déjà un compte utilisateur le garde ;

• passe l’accès à Actif et le date dans Invité le ;

• abonne la personne au carnet de liaison ;

• envoie l”e-mail d’invitation, avec un bouton pour ouvrir le portail famille et, pour un nouveau compte, un lien pour choisir un mot de passe. Quand une date Valable jusqu’au est fixée, l’e-mail l’indique.

Sur un accès actif, Réinviter renvoie l’invitation — utile quand le proche l’a perdue ou n’a jamais défini son mot de passe.

« Donner l’accès » est refusé quand :

• le proche n’a pas d’adresse e-mail ;

• la date Valable jusqu’au est déjà passée — prolongez-la d’abord ;

• l’adresse est déjà l’identifiant d’un autre utilisateur.

L’accès suit ensuite la personne : Compte indique Pas de compte, Invité, jamais connecté ou Connecté, et Dernière authentification donne la date de sa dernière connexion.

4. Révoquer¶

Révoquer l’accès ferme l’accès, après confirmation : la personne ne voit plus rien de l’habitant, et est désabonnée du carnet. La date est conservée dans Révoqué le.

Un accès dont la date Valable jusqu’au est dépassée est révoqué automatiquement le lendemain.

Retrouver un accès¶

Maison de repos → Portail famille → Accès s’ouvre sur le filtre Actif. Les filtres Brouillon, Révoqué, Santé ouverte et À échéance (un accès avec une date de validité) affinent la liste ; groupez-la par Habitant, Rôle ou Statut.

Chaque modification d’un accès — personne, rôle, portées, consentement, statut, validité — est tracée dans son historique.

Qui peut faire quoi¶

• Chaque utilisateur de la maison de repos lit les accès.

• L”équipe administrative, les responsables et les directeurs les créent, les accordent, les réinvitent et les révoquent ; le bouton Portail ne s’affiche que pour eux.

• Un accès ne peut être supprimé qu’une fois qu’il n’est plus actif.

Autrement dit, une infirmière peut écrire dans le carnet sans pouvoir ouvrir un accès à qui que ce soit.

Pour continuer¶

• Carnet, documents et factures

• Ce que voit le proche