Admettre un habitant en Belgique¶
Le parcours d’admission — pipeline, dossier du candidat, assistant — est décrit dans Admissions et fonctionne de la même façon dans tous les pays. Cette page rassemble ce que la Belgique y ajoute : les secteurs, le NISS, la vérification d’assurabilité MDA, l’évaluation Katz et l’accord d’admission envoyé à la mutuelle.
Avant la première admission¶
Les agréments de l’établissement sont enregistrés : ils déterminent les types de séjour que le dossier propose. Sans eux, le bandeau Cet établissement n’a encore aucun agrément enregistré apparaît sur le dossier, avec un lien Enregistrer les agréments.
L”agrément du secteur porte le numéro INAMI et un certificat eHealth actif : le MDA et l’eAgreement ont besoin des deux. Voir Réglages belges et Réglages eHealth et eFact.
Le type de séjour : MR, MRS ou centre de soins de jour¶
Le Type de séjour souhaité, dans l’onglet Admission habitant, propose MR, MRS ou centre de soins de jour (CSJ), selon les agréments de l’établissement. Il n’est pas obligatoire pour remplir le dossier, mais il l’est pour admettre : il détermine le lit et l”Annexe 7, le document d’admission envoyé à la mutuelle.
Un lit MRS n’admet que les catégories Katz B et au-delà ; un habitant en O ou A relève d’un lit MR. Gardez la dépendance du candidat à l’esprit en choisissant le secteur — voir L’évaluation Katz.
Un usager du centre de jour est admis avec un séjour CSJ sur une place de jour — voir Admettre un usager du centre de jour.
À côté de chaque secteur, le dossier affiche les places libres par rapport à l’agrément (3/40 libres, par exemple), ou hors agrément pour un secteur pour lequel l’établissement n’a pas d’agrément.
Court séjour : 90 jours par an
La loi plafonne le court séjour à 90 jours par année civile. Encodez les jours déjà utilisés dans nombre de jours de court séjour utilisés — demandez à la famille, ou confirmez auprès de la mutuelle — avant d’accepter l’admission. La mutuelle répond à une demande de court séjour par l’Annexe 15 ou 16 — voir Accords (eAgreement).
Le NISS¶
Le NISS s’encode avec l’identité du candidat dans l’onglet Admission habitant. Tout ce qui suit en dépend : la demande MDA et l’accord d’admission ne peuvent pas être envoyés sans lui.
Plutôt que de la saisir, cliquez sur Lire la carte eID dans l’en-tête de la demande d’admission : la carte renseigne le candidat derrière la demande — jamais le proche qui se renseigne — avec le NISS, la date de naissance, le genre, la nationalité et le lieu de naissance, et la demande prend le nom lu sur la puce. Voir Lire la carte eID.
Vérifier assurabilité demande d’abord le NISS lorsqu’il manque.
Si le NISS encodé appartient déjà à un habitant, un bandeau nomme la fiche existante et l’admission est refusée jusqu’à ce que vous cliquiez sur Rattacher à cet habitant — le chemin normal pour réadmettre un ancien habitant. Voir Admettre un candidat.
Avant toute réponse MDA, les champs d’identité sont libres : c’est ainsi que le candidat est créé. Dès qu’une réponse existe, les valeurs de l’organisme assureur pour le nom, la date de naissance, le sexe et la mutuelle priment et les champs se verrouillent — voir Assurabilité (MDA).
L’assurabilité avant l’admission (MDA)¶
Le bloc mutuelle du dossier porte les champs belges :
Mutuelle, régime d’assurance, code d’affiliation, CT1, CT2, statut BIM ;
Contrôle MDA : Vérification MDA requise, dernière MDA, État MDA, Assuré, dernier contrôle.
Le bouton Vérifier assurabilité envoie une demande MDA et remplit tout seul la mutuelle, le statut BIM et les codes CT1/CT2.
Le MDA conditionne l’admission
Tant que le contrôle n’a pas réussi, le passage en Admis est refusé. Pour un cas qui ne le demande pas — un candidat sans NISS, par exemple — décochez Vérification MDA requise.
Si la réponse revient non assuré, l’admission reste possible : un bandeau orange prévient que la facturation devra être adressée à l’habitant, et la réponse est consignée dans l’historique du dossier.
Quand le MDA échoue, voir Erreurs MDA.
L’évaluation Katz¶
Le bloc Échelle de Katz, en haut de l’onglet Admission habitant, décide de l’orientation avant l’identité :
Nouvelle Katz ouvre une évaluation pour le candidat ;
Importer une Katz joint une évaluation faite ailleurs — un hôpital, la maison précédente — avec qui l’a évaluée et où.
La catégorie est lue dans le secteur demandé par le candidat, et l’évaluation suit l’habitant une fois admis. Un habitant qui arrive sans Katz validée n’a aucune catégorie : aucun forfait INAMI n’est facturé pour lui tant qu’elle n’est pas validée. Voir L’évaluation Katz et Le forfait INAMI.
Une réadmission après une longue hospitalisation peut nécessiter une nouvelle évaluation Katz : WideCare vous le signale.
La liste d’attente vérifiée auprès des mutuelles¶
Une longue liste d’attente vieillit : certains candidats décèdent avant qu’une place se libère. Plutôt que de les appeler, interrogez leurs mutuelles.
Dans la liste des admissions, filtrez sur Liste d’attente (demandes non admises, ni refusées ou retirées, ni abandonnées).
Sélectionnez les demandes et choisissez Vérifier l’assurabilité (MDA) dans le menu Actions. Une seule demande est vérifiée immédiatement ; plusieurs ouvrent l’assistant par lot, prérempli avec le mois en cours. Les demandes sans NISS sont comptées et listées.
Quand une mutuelle signale un décès, la demande est clôturée avec le motif Décédé avant l’admission, une note datée et une activité pour la personne responsable. Une demande admise n’est jamais touchée ; une erreur ou une réponse « non assuré » ne clôture rien.
Pour lancer cette vérification chaque mois automatiquement, activez Contrôle de la liste d’attente dans les réglages eHealth.
Au démarrage du séjour : l’accord d’admission¶
La Date de début de séjour de l’assistant lance la facturation de l’hébergement. La Date d’admission, fixée au démarrage du séjour (Démarrer le séjour), est celle à partir de laquelle court le forfait INAMI.
Le démarrage du séjour est aussi ce qui informe la mutuelle : WideCare prépare l”accord d’admission (Annexe 7) sous forme de demande eAgreement, sans rien à encoder de plus. Il lui faut un NISS valide, la mutuelle et un certificat eHealth actif ; la demande suit ensuite Brouillon → Envoyé → Accepté ou Rejeté.
L’Annexe 7 est signée par le responsable de l’établissement — voir Praticien responsable et signatures des annexes.
Une demande rejetée affiche son motif sur l’accord — voir Accords (eAgreement).