Comment faire une demande d’accord (eAgreement) dans WideCare ?

Dans la plupart des cas, vous n’avez pas à la créer à la main : WideCare prépare automatiquement la notification qui correspond à votre action métier — démarrer un séjour (accord d’admission, Annexe 7), valider une aggravation Katz (mise à jour de l’accord de soins, Annexe 10), enregistrer une absence ou un départ (notification de sortie, Annexe 11). Vérifiez que l’habitant a un NISS et une mutuelle valides et que le certificat eHealth est actif, puis envoyez. Vous suivez ensuite le statut : Brouillon → Envoyé → Accepté ou Rejeté.

Où voir le statut d’un accord ou d’une demande dans WideCare ?

Depuis la fiche de l’habitant ou la période de facturation : vous y voyez la liste des accords et leur statut (Brouillon, Envoyé, Accepté, Rejeté), avec un lien vers le détail.

Quelle est la différence entre eAgreement et eAgreement Light ?

eAgreement est l’accord de prise en charge des soins, lié à la catégorie Katz et au forfait. eAgreement Light regroupe les notifications plus simples liées aux mouvements de l’habitant (admission, absence, départ, retour), que WideCare génère automatiquement au fil de vos actions.

Que faire si une demande d’accord est rejetée ?

WideCare affiche le motif de rejet en clair (français et néerlandais) directement sur l’accord. Corrigez la cause — le plus souvent le NISS, la mutuelle ou les dates — puis renvoyez.

Accords (eAgreement)¶

Quand un habitant entre, s’absente, revient ou quitte l’établissement, la mutuelle (organisme assureur) doit en être informée par voie électronique. WideCare s’en charge : au bon moment, il prépare automatiquement la notification eHealth qui correspond à votre action. Vous n’avez, la plupart du temps, rien à saisir en plus — juste à vérifier et, si besoin, à envoyer.

Deux notions proches

eAgreement : l’accord de prise en charge des soins (lié à la catégorie Katz et au forfait).
eAgreement Light : les notifications plus simples liées aux mouvements de l’habitant — admission, absence, départ, retour. Ce sont elles que WideCare génère tout seul au fil de vos actions.

Quand WideCare crée-t-il un accord ?¶

Vous faites l’action métier habituelle ; WideCare en déduit la notification.

Votre action dans WideCare	Notification préparée	Document
Démarrer un séjour (admission)	Accord d’admission	Annexe 7
Enregistrer une absence / hospitalisation	Notification de sortie	Annexe 11
Retour de l’habitant (fin d’absence)	Réadmission	Annexe 7
Aggravation Katz validée	Mise à jour de l’accord de soins	Annexe 10
Fin de séjour / décès	Notification de sortie	Annexe 11

Le principe, en une phrase

Vous gérez le habitant (entrée, absence, retour, sortie) ; WideCare gère l’eHealth derrière. Les manipulations de facturation et d’accords que vous voyez apparaître sont le reflet automatique de ce que vous venez de faire.

Ce qu’il faut avant d’envoyer¶

À vérifier

L’habitant a un NISS (numéro national) valide.
Sa mutuelle est renseignée.
Le certificat eHealth de l’établissement est actif.

Sans NISS, l’accord ne peut pas être transmis. Vous pouvez tout de même enregistrer le mouvement (admission, absence…) : WideCare le note et vous invite à compléter le NISS dès que possible.

Vérifier les annexes (aperçu PDF)¶

Chaque annexe jointe à une demande dispose d’un bouton aperçu (icône œil) à côté d’elle : il ouvre le PDF dans un nouvel onglet pour en vérifier le contenu avant l’envoi — sans téléchargement.

Une fois la demande envoyée, le bouton Aperçu des annexes envoyées affiche le PDF fusionné tel qu’il a été intégré au message transmis à la mutuelle. C’est la vue qui fait foi sur ce que la mutuelle a réellement reçu : pratique pour confirmer que chaque page d’annexe est bien partie.

Avant ou après l’envoi

Icône œil à côté d’une annexe — le document source, disponible dès l’état Brouillon.
Aperçu des annexes envoyées — le document transmis, disponible uniquement une fois la demande envoyée.

Suivre un accord¶

Chaque accord passe par des statuts clairs :

Brouillon — préparé par WideCare, pas encore envoyé.
Envoyé (plateforme) — reçu par la plateforme, sans preuve encore qu’il a atteint la mutuelle.
En attente de l’OA — l’accusé de réception légal de la mutuelle est revenu ; sa décision arrive par courrier.
Accepté ou Refusé — la décision que vous enregistrez d’après le courrier de la mutuelle (ou un accord tacite après 15 jours).

Autres issues : Rejeté — la mutuelle a renvoyé la demande électroniquement, avec un motif, à corriger et renvoyer ; Transmis — une fin de séjour, qui est déclarée et ne reçoit jamais de réponse ; Annulé. Voir Suivre une demande et Accord refusé.

Depuis la fiche de l’habitant ou la période de facturation, vous voyez la liste des accords et leur statut, avec un lien vers le détail.

Liste des accords eAgreement, une ligne par accord avec l'habitant, le type de demande, la mutuelle et l'état

Accord accepté affichant le numéro d'accord et les dates de début et de fin octroyées par la mutuelle

Les réponses qui arrivent par courrier ou par e-mail¶

Toutes les mutuelles ne répondent pas par voie électronique. Certaines envoient un courrier scanné. WideCare les rassemble dans la boîte de réception eAgreement et lit ce qu’il peut du message entrant :

le NISS, lorsqu’il figure dans l’objet ou le nom du fichier ;
la référence de la mutuelle, lorsque le format est reconnaissable ;
le type de document — Annexe 8 (acceptation) ou 9 (refus) pour MR/MRS, Annexe 15 ou 16 pour le court séjour, ou un accord tacite.

Le PDF reste attaché à l’entrée. Ce que l’extraction trouve est un point de départ, pas un verdict : c’est vous qui confirmez et rattachez à la bonne demande.

En cas de rejet¶

Si la mutuelle rejette une demande, WideCare affiche le motif de rejet en clair, en français et en néerlandais, directement sur l’accord. Vous savez ainsi immédiatement quoi corriger (souvent : NISS, mutuelle, ou dates) avant de renvoyer.

Cas particuliers utiles¶

Absence de courte durée : une absence de plus de 72 h (ou toute hospitalisation) déclenche l’Annexe 11 de sortie ; le retour génère l’Annexe 7 de réadmission. Voir Absences et hospitalisations.
Facturation déjà clôturée : si la facture du mois concerné est déjà comptabilisée pour cet habitant, WideCare ne recrée pas d’accord en double pour ce mois — il protège la cohérence. Repassez la facture en brouillon (ou faites une note de crédit) si vous devez vraiment modifier ce mois, puis actualisez.
Réadmission après un long congé : selon la durée, la réadmission peut nécessiter une nouvelle évaluation Katz — WideCare vous le signale.
Centre de soins de jour : un usager du centre de jour a ses propres demandes, csj-in avec l’Annexe 14 au début du séjour et csj-out à la fin de la prise en charge. Voir L’accord du centre de jour.