FAQ — Belgique¶
Cette page rassemble les réponses courtes aux questions qui ne se posent qu’en Belgique : l’échelle de Katz, le NISS, les échanges avec les mutuelles via eHealth et le forfait INAMI. Chaque réponse renvoie à la page qui la détaille. Les questions valables dans tous les pays se trouvent dans la FAQ.
Premiers pas en Belgique¶
Que montre le tableau de bord en Belgique ?¶
Le Facturation → Tableau de bord gagne deux cartes belges. Maison de repos compte ce qu’il faut préparer avant de facturer : MDA à demander, Katz à évaluer, Demandes d’accord à envoyer et Admission pas accordée par l’OA. Organismes assureurs (eFact) montre les piles eFact : À envoyer, En attente OA, À corriger, À pointer, Paiements OA en retard… Cliquez sur un chiffre pour ouvrir les enregistrements qui se trouvent derrière. → Facturer un mois en Belgique
Où configurer les chambres et les tarifs belges ?¶
Dans l’application Configuration : donnez à chaque chambre son type (MR, MRS, individuelle, double…), définissez les Tarifs INAMI (forfait par catégorie Katz) à côté des tarifs d’hébergement, et créez les mutuelles. → Configuration · Le forfait INAMI (dépendance)
Habitants & Katz¶
Que dois-je encoder sur la fiche d’un habitant en Belgique ?¶
Le NISS s’il est connu, et la mutuelle. Sans NISS, la vérification MDA et les accords eAgreement ne peuvent pas être envoyés, mais vous pouvez créer l’habitant et compléter le NISS plus tard. → Admettre un habitant en Belgique
Quels types de séjour existent en Belgique ?¶
Un séjour est MR, MRS ou centre de soins de jour (CSJ) : la convention de séjour porte le type, qui détermine les tarifs INAMI et les annexes envoyées à la mutuelle. → Admettre un habitant en Belgique
Que déclenche le démarrage d’un séjour en Belgique ?¶
En plus de ce qu’il fait dans tous les pays, le démarrage du séjour crée l”eAgreement d’admission (Annexe 7), si le NISS est présent. → Admettre un habitant en Belgique
Comment calculer le Katz d’un habitant ?¶
Depuis le dossier de l’habitant, ouvrez Katz, cliquez sur Nouveau et cotez les critères — les six activités de la vie quotidienne (se laver, s’habiller, transfert, aller à la toilette, continence, manger) et l’orientation dans le temps et l’espace — de 1 (autonome) à 4 (totalement dépendant). Ensuite Confirmer, Signer et Valider (la validation est réservée à l’infirmier en chef ou au médecin). WideCare calcule la catégorie conformément à la réglementation ; le forfait suit à la génération suivante de la période. → L’évaluation Katz
Quelles sont les catégories Katz ?¶
O (autonome), A (dépendance légère), B (dépendance moyenne), C (forte dépendance), Cd (dépendance avec démence), D (démence diagnostiquée par un spécialiste) et Ccoma (comateux). Dans les tarifs AViQ, le montant du forfait est le même pour toutes les catégories, y compris O ; la catégorie sert à déclarer le bon profil à la mutuelle. → L’évaluation Katz
Que se passe-t-il tant qu’il n’y a pas de Katz validé ?¶
Tant qu’aucune Katz validée n’existe, l’habitant n’a aucune catégorie et aucun forfait : à la génération de la période, son hébergement est facturé mais sa ligne affiche Pas de Katz, et le fil de la période le nomme. Le tableau de bord de la facturation le compte sous Katz à évaluer. Validez la Katz, régénérez la période, et envoyez-la par une demande eAgreement Light pour déclarer la bonne catégorie à la mutuelle. → L’évaluation Katz
Comment enregistrer une aggravation Katz ?¶
Si l’état de l’habitant se dégrade, saisissez une nouvelle évaluation avec un motif d’aggravation. WideCare prépare alors la mise à jour de l’accord de soins (Annexe 10) : le motif est repris automatiquement, et la signature du clinicien complète le document. → L’évaluation Katz
Comment transférer un habitant MR ↔ MRS ?¶
Sur le séjour, utilisez Transfert interne, indiquez le nouveau type et la date/heure, puis cliquez sur Valider. WideCare scinde la facturation à la bonne date, au tarif correspondant ; ce n’est pas une nouvelle admission et l’intervention INAMI (le forfait) reste continue. → Transfert interne (MR ↔ MRS)
Comment lire la carte eID d’un habitant ?¶
Branchez le lecteur sur un ordinateur Windows, installez une fois le lecteur eID depuis le lien proposé par WideCare, puis cliquez sur Lire la carte eID sur la demande d’admission, la fiche de l’habitant ou un contact. L’identité, le NISS et les données de la carte se remplissent seuls. → Lire la carte eID
WideCare peut-il m’indiquer qu’un candidat de la liste d’attente est décédé ?¶
Oui. Filtrez les demandes d’admission sur Liste d’attente et lancez Vérifier l’assurabilité (MDA) : un décès signalé par la mutuelle clôture la demande avec le motif Décédé avant l’admission. Le réglage Contrôle de la liste d’attente le lance chaque mois. → Admettre un habitant en Belgique
Assurabilité (MDA)¶
Qu’est-ce que le MDA et à quoi sert-il ?¶
Le MDA vérifie qu’un habitant est en ordre d’assurabilité et identifie sa mutuelle exacte en interrogeant pour vous MyCareNet / WalCareNet pour une période donnée. C’est le préalable indispensable à l’envoi eFact. → Assurabilité (MDA)
Comment vérifier l’assurabilité MDA d’un habitant ?¶
Créez une requête MDA (menu eHealth → Assurabilité → Requêtes MDA) avec l’habitant, le NISS pré-rempli et la période (mois courant par défaut), puis cliquez Envoyer (Sync) : l’envoi est immédiat et la réponse revient tout de suite. Consultez ensuite le résumé et les périodes d’assurabilité. → Assurabilité (MDA)
Comment vérifier plusieurs habitants à la fois ?¶
Lancez le contrôle par lot : sélectionnez les habitants (vous pouvez coller une colonne de noms/NISS), la période, puis envoyez tout le lot. Utilisez Envoyer Sync pour de petits volumes, ou Envoyer Async pour les gros lots mensuels — la réponse se récupère ensuite avec Vérifier les réponses (nécessite au moins 2 habitants). → Assurabilité (MDA)
Quand faut-il faire le MDA ?¶
Faites un lot MDA en début de mois (eHealth → Assurabilité → Lots MDA) : l’assistant de génération charge ses résultats. Ensuite, sur la période générée, Vérifier MDA couvre les habitants encore sans requête — toujours avant de générer l’eFact. Vous évitez ainsi les rejets eFact ultérieurs dus à une mauvaise mutuelle ou à une perte d’assurabilité. → Assurabilité (MDA)
Que signifie « assuré mais pas en ordre » ?¶
Si les codes bénéficiaire reviennent à zéro (assuré mais cotisations impayées / dossier à problème), WideCare affiche une alerte : l’habitant est affilié mais pas en ordre. C’est à clarifier avec lui ou sa mutuelle avant de facturer à l’OA. → Assurabilité (MDA)
Que met à jour WideCare après un MDA réussi ?¶
La fiche habitant est corrigée automatiquement : la mutuelle (OA) si elle diffère du profil, le statut BIM, le numéro d’affiliation, l’identité si des champs manquaient, et la date de décès si l’OA la signale. Pour les habitants sous régime particulier (INIG, CEE, Fedasil, étranger, privé…), WideCare n’écrase pas la mutuelle du profil. → Assurabilité (MDA)
Que faire en cas d’erreur ou d’absence de réponse MDA ?¶
Une requête que la plateforme a clôturée sans aucune réponse affiche No Facet (clôturé) : sur le lot, utilisez Retry No-Facet ; si cela persiste, Contacter le CIN depuis le fil de la requête. Pour un rejet par l’OA, utilisez Contacter l’OA (le motif est affiché) ; pour une erreur technique, Contacter le CIN. → Erreurs MDA — causes et solutions
Qu’est-ce que la réintégration (perte puis retour d’assurabilité) ?¶
WideCare compare avec le contrôle précédent : si un habitant passe de non assuré à assuré, une notification apparaît et l’action Réintégration bascule vers l’OA les lignes qui avaient été facturées à l’habitant. À l’inverse (assuré → non assuré), son forfait est exclu de la facturation OA de la période et facturé à l’habitant jusqu’au rétablissement. → Assurabilité (MDA)
Accords (eAgreement)¶
Qu’est-ce que l’eAgreement ?¶
Quand un habitant entre, s’absente, revient ou quitte l’établissement, la mutuelle doit en être informée par voie électronique. WideCare prépare automatiquement la notification eHealth correspondant à votre action ; la plupart du temps, vous n’avez rien à saisir en plus — juste à vérifier et, si besoin, à envoyer. → Accords (eAgreement)
Quelle est la différence entre eAgreement et eAgreement Light ?¶
L’eAgreement est l’accord de prise en charge des soins (lié à la catégorie Katz et au forfait). L’eAgreement Light regroupe les notifications plus simples liées aux mouvements de l’habitant (admission, absence, départ, retour) — ce sont elles que WideCare génère tout seul au fil de vos actions. → Accords (eAgreement)
Quel document est préparé selon l’action ?¶
Démarrer un séjour → Accord d’admission (Annexe 7) ; enregistrer une absence / hospitalisation → notification de sortie (Annexe 11) ; retour de l’habitant → réadmission (Annexe 7) ; aggravation Katz validée → mise à jour de l’accord de soins (Annexe 10) ; fin de séjour / décès → notification de sortie (Annexe 11). → Accords (eAgreement)
Quels sont les statuts d’un accord, et que faire en cas de rejet ?¶
Un accord passe par Brouillon (préparé, pas envoyé), Envoyé (plateforme), En attente de l’OA, puis Accepté ou Refusé — la décision enregistrée d’après le courrier de la mutuelle. Rejeté est un rejet électronique, avec un motif, à corriger et renvoyer. En cas de rejet, WideCare affiche le motif en clair, en français et en néerlandais, directement sur l’accord — vous savez ainsi quoi corriger (souvent NISS, mutuelle ou dates) avant de renvoyer. → Accord refusé (eAgreement) — causes et solutions
Peut-on enregistrer un mouvement sans NISS ?¶
Sans NISS, l’accord ne peut pas être transmis. Vous pouvez tout de même enregistrer le mouvement (admission, absence…) : WideCare le note et vous invite à compléter le NISS dès que possible. → Accords (eAgreement)
Facturation électronique (eFact)¶
Qu’est-ce que l’eFact ?¶
L’eFact est l’envoi électronique de la part mutuelle (le forfait INAMI) aux organismes assureurs (OA) via le réseau eHealth / MyCareNet. WideCare constitue les fichiers, les transmet et suit les réponses — accusés de réception, décomptes, acceptations et rejets. → Facturation électronique (eFact)
Comment générer une période eFact ?¶
Ouvrez la période du mois à l’état Brouillon et cliquez sur Générer ; dans l’assistant, laissez Habitants vide pour tous les habitants actifs (ou pré-remplissez-le avec Charger MDA Succès / Charger MDA en attente), puis cliquez sur Générer. La période passe à l’état Généré : WideCare a calculé, pour chaque habitant, le forfait Katz, la part INAMI et la part habitant. → Facturation électronique (eFact)
Comment contrôler une période avant de facturer en Belgique ?¶
Parmi les compteurs en haut de la période, MDA et Katz à faire sont belges : traitez-les avec les autres. Lancez ensuite Vérifier MDA pour contrôler l’assurabilité, puis Générer eFact — tous deux avant Créer les factures. → Facturer un mois en Belgique
Comment générer les lots eFact ?¶
Une fois la période à l’état Généré et le MDA demandé, cliquez sur Générer eFact — avant Créer les factures ; les lots sont constitués à partir des lignes mutuelle de la période, et non des factures. WideCare constitue les lots — un fichier électronique par organisme assureur — puis affiche la liste Envois eFact (OA, référence, mois, statut, montants facturé/accepté/refusé, et code + motif en cas de refus). → Facturation électronique (eFact)
Qu’est-ce qu’un lot par union ?¶
Les envois sont regroupés par union (les grandes familles d’OA), pas par petite mutuelle individuelle : 100 (Alliance nationale), 300 (Solidaris), 500 (Union nationale), 600 (CAAMI), 900 (HR Rail)… WideCare s’occupe du regroupement. → Facturation électronique (eFact)
Comment envoyer une période eFact et suivre les réponses ?¶
Ouvrez eHealth → eFact → Cockpit (ou les lots) et cliquez sur Tout envoyer (ou lot par lot) ; les envois partent vers les mutuelles via eHealth. Cliquez ensuite sur Récupérer les réponses : chaque lot passe de Envoyé (plateforme) à Accusé reçu (OA), puis Décompté — ou Rejet partiel / Rejeté —, WideCare rapprochant automatiquement les montants acceptés/refusés. → Facturer un mois en Belgique · Facturation électronique (eFact)
Je reçois un accusé de réception (931000) après l’envoi, dois-je attendre ?¶
Oui. Le 931000 confirme seulement que l’organisme assureur a reçu le lot et passé le premier contrôle — ce n’est pas le résultat final. Vous n’avez rien à renvoyer : attendez le décompte (920900), qui indique ce qui est accepté et payé (quelques jours). Entre-temps peuvent arriver un 920098 (avertissements, accepté malgré tout) ou un 920099 (rejet global, à corriger et renvoyer). → Facturation électronique (eFact) · Rejets eFact — causes et solutions
Pourquoi une facture eFact est-elle rejetée, et comment corriger ?¶
Si un lot (ou une partie) est rejeté, le code et le motif de rejet vous disent pourquoi (assurabilité, forfait, dates…). Corrigez la cause, puis renvoyez : le compteur Renvois garde la trace des retransmissions pour éviter les doublons, et le bouton Réintégration permet le cas échéant de réintégrer des lignes dans un nouvel envoi. → Rejets eFact — causes et solutions
Y a-t-il encore une échéance pour envoyer l’eFact ?¶
Non. L’ancienne échéance d’envoi — le 20 du mois suivant — a été supprimée : un lot tardif n’est plus refusé, et la carte de la période ne fait plus de compte à rebours. Ce qui court encore, c’est l’échéance de paiement de l’organisme assureur (fin du 2e mois après l’envoi), qui ouvre le droit aux intérêts de retard : envoyez dès que le mois est facturé. → Suivi des paiements et rapprochement des décomptes
Un envoi n’a pas reçu de réponse certaine : dois-je le renvoyer ?¶
Non, pas à l’aveugle. Quand la réponse à un envoi est perdue (délai dépassé, interruption), WideCare ne le renvoie jamais tout seul : il le liste dans eHealth → Configuration → Envois à vérifier, où vous indiquez si MyCareNet l’a reçu. → eHealth
Facturation en Belgique¶
Comment facturer un mois de A à Z en Belgique ?¶
Ouvrez la période (Facturation → Facturation → Périodes de facturation), cliquez sur Générer, puis sur Vérifier MDA, sur Générer eFact, sur Créer les factures et sur Confirmer pour la part habitant. Envoyez les lots eFact aux OA, récupérez les réponses et, enfin, cliquez sur Clôturer la période. Le bouton mis en évidence de la période indique toujours l’étape suivante. WideCare mène en parallèle, sur la même période, la part habitant (factures classiques) et la part mutuelle (eFact). → Facturer un mois en Belgique
Où voir les lits occupés par rapport à mes agréments ?¶
Dans Facturation → Facturation → Occupation MR / CS / MRS : une colonne par secteur, une ligne par catégorie Katz, les lits agréés et libres, et l’occupation du trimestre. Un bandeau signale les habitants MR dont la catégorie permettrait un passage sur un lit MRS. → Occupation MR / CS / MRS
Le forfait INAMI est-il réparti entre les débiteurs ?¶
Non. La facturation partagée ne répartit que la part habitant ; le forfait INAMI va à la mutuelle via l’eFact. → Facturation partagée
Absences & hospitalisations¶
Quel est l’effet d’une absence sur le forfait INAMI ?¶
Le forfait INAMI est calculé sur les jours de présence ; une absence réduit ce forfait pour les jours concernés. Le décompte suit la « règle de midi » (heure de Bruxelles) : c’est la présence à midi qui détermine si la journée compte, d’où l’importance des dates et heures de départ et de retour. → Facturer un mois en Belgique
Quelles absences doivent être signalées à la mutuelle ?¶
Une absence de plus de 72 h, ou toute hospitalisation, prépare une Annexe 11 (notification de sortie), et le retour prépare une Annexe 7 (réadmission). WideCare crée ces notifications au moment où vous enregistrez l’absence et le retour ; vous n’avez qu’à les vérifier et les envoyer. → Absences et hospitalisations · Accords (eAgreement)
Départ & décès¶
Qu’est-ce qui est envoyé à la mutuelle lors d’un départ ou d’un décès ?¶
La clôture du séjour prépare la notification de sortie (Annexe 11) pour la mutuelle. Le forfait INAMI est facturé le mois où il est presté : la note de crédit ne concerne donc que l’hébergement facturé d’avance. → Départ et décès · Accords (eAgreement)
Pour continuer¶
FAQ — les questions valables dans tous les pays.