Départ et décès¶
Quand un habitant quitte l’établissement ou décède, il suffit de clôturer son séjour : WideCare arrête la facturation à la bonne date et prépare la régularisation de ce qui a été facturé d’avance.
Clôturer le séjour¶
Ouvrez la fiche de l’habitant → son séjour.
Cliquez sur Terminer le séjour.
Saisissez la Date et heure de fin et le Motif de départ (Décédé(e), Transfert externe, Retour en famille / à domicile, Autre), avec des notes facultatives.
Cliquez sur Terminer le séjour pour confirmer.
Une hospitalisation n’est pas un départ
Le lit est conservé et l’habitant revient : enregistrez une absence, pas une fin de séjour. La fenêtre vous le rappelle.
Ce que WideCare fait automatiquement¶
Arrêt de la facturation à la bonne date : plus rien n’est facturé après la sortie.
Note de crédit pour l’hébergement payé d’avance : pour un habitant facturé un mois à l’avance, s’il part en cours d’un mois déjà facturé, WideCare prépare une note de crédit pour les jours non occupés.
Suppléments : les suppléments récurrents ne sont pas non plus facturés après la date de départ. L’habitant reste dans l”application Suppléments jusqu’à ce que le mois de son départ soit facturé, pour que les derniers suppléments ponctuels puissent encore être saisis.
En Belgique
La clôture prépare aussi la notification de sortie Annexe 11 vers la mutuelle, et le forfait INAMI s’arrête à la fin de l’intervention INAMI. Le premier Terminer le séjour peut alors laisser la chambre facturée jusqu’à sa libération : un second clic, Clôturer le séjour (arrêter la facturation), la clôture. Voir Facturer un mois en Belgique et Accords (eAgreement).
Facturation anticipative, en clair
L’hébergement d’un mois est facturé le mois précédent. C’est pourquoi un départ en cours de mois donne lieu à un remboursement (note de crédit) : il avait été facturé d’avance, il est régularisé au départ. Le forfait de soins et les suppléments, eux, sont facturés sur le mois réellement presté. Voir Type de facture : anticipative ou à période échue.
Réouvrir un séjour clôturé par erreur¶
Si vous avez clôturé un séjour par erreur, cliquez sur Annuler la fin de séjour (rouvrir) sur le séjour terminé et confirmez : le séjour redevient actif, le départ est effacé et la facturation reprend.
Si le mois est déjà comptabilisé
Une facture comptabilisée n’est jamais réécrite. La période de facturation affiche Corrections en attente : cliquez sur Actualiser pour créer la facture complémentaire ou la note de crédit. Les autres habitants ne sont pas touchés.