Facturer un mois de centre de jour

Un mois de centre de jour se génère comme n’importe quel mois — voir Facturer un mois, pas à pas. Ce qui diffère, c’est ce qu’il compte : les jours du registre de présence, pas le calendrier.

Quand le centre de jour fonctionne sans maison de repos, l’application de facturation s’appelle Facturation CSJ, et ses factures sont numérotées dans le journal CSJ propre au centre.

La carte du centre de jour sur le tableau de bord

Facturation → Tableau de bord donne au centre sa propre carte, avant la préparation du mois :

  • Centre de jour aujourd’hui — les usagers venus aujourd’hui par rapport aux places agréées, avec les usagers encore attendus ; elle ouvre Présences du jour ;

  • Registre non tenu — les jours d’ouverture du centre des 30 derniers jours sans personne d’inscrit ; elle ouvre le registre sur le plus récent d’entre eux ;

  • Accords de centre de soins de jour à prolonger — les accords qui arrivent à échéance dans les 30 jours, ou qui le sont déjà. Voir L’accord du centre de jour.

Ce que facture le mois

  • Le forfait, à la mutuelle : une ligne par suite de jours consécutifs qui y donnent droit, au tarif de la catégorie CSJ de l’usager. Un usager qui vient le lundi, le mercredi et le vendredi a trois suites par semaine.

  • Le prix de journée, à l’usager : une ligne par mois au prix de la place de jour, avec les jours inscrits en quantité — qu’ils donnent droit au forfait ou non.

  • Les suppléments journaliers, sur les jours inscrits — pas sur les jours du calendrier.

  • Le transport (Transport - Domicile/CSJ), les jours où le registre dit que le centre a conduit l’usager : « 3 jours de transport ».

  • Les absences non annoncées (Absence non annoncée (centre de soins de jour)), les jours inscrits comme absences non annoncées facturables : « 1 absence non annoncée ».

Le transport et l’absence non annoncée sont des suppléments : donnez-leur leur prix sous les types de suppléments, et ajoutez-les aux conventions des usagers concernés. Un usager que le centre conduit est inscrit au transport au démarrage de son séjour, dès que le transport a un prix. Voir Les suppléments.

Et ce qu’il ne facture jamais :

  • aucune nuit : la place de jour n’est facturée que sur les jours inscrits ;

  • rien d’avance : les jours sont facturés une fois passés ;

  • aucune réduction pour absence, ni absence déclarée : un jour où personne n’est venu n’est tout simplement pas facturé ;

  • rien après le dernier jour de prise en charge — la fin du séjour, la fin de prise en charge déclarée ou un décès. Un jour que le registre contient encore après est signalé à l’administration, pas facturé à la famille.

Un jour inscrit, corrigé ou supprimé après la génération du mois refacture le mois pour cet usager, comme le fait un changement d’absence. Sur la période, les Jours de séjour et les Jours de présence d’un usager du centre de jour sont ses jours au registre : 17, pas 31.

Les lignes de facturation d'une usagère qui vient chaque jour d'ouverture : cinq lignes de forfait, une par semaine, puis le prix de journée, la ligne de la salle de jour, sur 21 jours de présence

Les lignes se lisent sur la période, sous son onglet Lignes de facturation, ou sur l’onglet du même nom du séjour. Chaque ligne de forfait porte la catégorie CSJ, son pseudo-code et la mutuelle comme payeur ; la ligne du prix de journée nomme la salle de jour.

Quand aucun forfait n’est dû

Le mois facture le prix de journée de l’usager, mais aucun forfait, quand :

  • l’échelle ne donne aucune catégorie de centre de jour — ni F, ni Fp, ni Fd, ni D : la période affiche Aucune catégorie de centre de soins de jour : pas de forfait, avec les usagers concernés. Un usager sans aucune Katz validée affiche Pas de Katz sur la période ;

  • la mutuelle a refusé l’accord pour ces jours (Annexe 16), et aucun accord ultérieur n’a été octroyé. Voir L’accord du centre de jour ;

  • la norme de personnel a retiré le forfait de l’année de facturation — voir plus bas.

WideCare n’envoie jamais un forfait à 0,00 EUR.

Le mois que personne n’a pointé

Quand le mois d’un usager ne facture rien, actualiser la période dit pourquoi dans son chatter : rien n’est enregistré au registre de présence pour lui, avec le dernier jour pointé de chaque usager concerné. Une date récente dit que le registre n’a pas été tenu ; « jamais » dit que l’usager n’est jamais venu.

La note sur la période : rien n'est enregistré au registre de présence pour ce mois, donc rien n'est dû, avec le nom de l'usager et le dernier jour pointé

Complétez le registre — voir Enregistrer les présences — puis cliquez sur Actualiser sur la période.

Jours du registre à vérifier avant l’envoi

Un jour inscrit après la clôture de 13 h, ou un jour de fermeture du centre, peut être exact — une arrivée tardive, une ouverture exceptionnelle — ou une erreur. Chaque génération les liste dans le chatter de la période, sous Jours du registre à vérifier avant l’envoi, usager par usager, avec le motif. Corrigez le registre s’il s’agit d’erreurs ; sinon, ils sont facturés tels quels.

Quand la norme de personnel réduit le forfait

Une norme de personnel appliquée à l’année de facturation réduit chaque forfait CSJ de cette année, et la période le dit quand elle est générée. Sous 75 % de la norme, aucune ligne de forfait n’est produite — jamais une demande à 0,00 EUR — et la période indique Forfait retiré par le secteur. Voir La norme de personnel.

L’envoi aux mutuelles

Les forfaits partent vers les mutuelles par eFact, sous le propre numéro INAMI du centre de jour, dans leur propre envoi. Voir Facturation électronique (eFact).

Avant l’envoi, deux contrôles sont propres au centre de jour :

  • Forfait de centre de soins de jour au-delà du terme annuel de l’accord — un forfait après la fin de l’accord de l’usager : un avertissement tant qu’une prolongation attend la mutuelle, bloquant quand aucune n’a été envoyée ;

  • Forfait un jour de fermeture du centre — un avertissement : corrigez le jour dans le registre, ou gardez-le si le centre a réellement ouvert.

À suivre