La prise en charge CPAS

Quand un habitant n’a pas les moyens de couvrir sa part personnelle (hébergement et suppléments), le CPAS (Centre Public d’Action Sociale) de sa commune peut la prendre en charge, en totalité ou en partie. WideCare vous permet d’enregistrer cette décision sur la fiche de l’habitant et de router la facture vers le bon débiteur.

Vous trouvez ces réglages dans l’onglet Facturation du contact de l’habitant (le lien Contact sous son nom), et la liste des CPAS dans Facturation → Configuration → CPAS.

Ce que couvre le CPAS

Le CPAS intervient sur la part habitant (chambre + suppléments), pas sur le forfait de dépendance : celui-ci est pris en charge à 100 % par la mutuelle et facturé via l’eFact. Voir Le forfait INAMI (dépendance).

À quoi sert la prise en charge CPAS

Deux notions sont à distinguer :

  • Enregistrer la décision — qui est le CPAS, à partir de quand, sous quelle référence, pour quelle couverture et quel montant. Ces informations documentent le dossier et sont tracées dans le journal d’audit (catégorie financière).

  • Router la facture — décider à qui WideCare adresse la part habitant : à l’habitant, à sa famille, ou au CPAS. Ce routage se pilote via le Contact facturation ou les débiteurs alimentaires (voir plus bas).

Fiche habitant : le payeur par défaut et le détail de la prise en charge CPAS

1. Déclarer le CPAS comme organisme

Avant de rattacher un habitant à un CPAS, le CPAS doit exister comme contact.

  1. Ouvrez Facturation → Configuration → CPAS.

  2. Cliquez sur Nouveau et encodez le nom du CPAS, sa ville, son téléphone et son e-mail.

  3. Vérifiez que la case Est un CPAS, à côté du nom, est cochée (elle l’est par défaut depuis ce menu).

  4. Enregistrez.

Pourquoi cocher « Est un CPAS »

Le champ CPAS de la fiche habitant ne propose que les contacts marqués comme CPAS. Un CPAS créé ailleurs (dans les contacts génériques) n’apparaît dans la liste qu’une fois Est un CPAS coché sur sa fiche.

2. Renseigner la prise en charge sur l’habitant

  1. Ouvrez le contact de l’habitant (le lien Contact sous son nom) et l’onglet Facturation.

  2. Dans le groupe Prise en charge CPAS, à côté de Payeur par défaut, cochez Pris en charge CPAS.

  3. Sélectionnez le CPAS responsable.

  4. Choisissez la Couverture CPAS : Prise en charge totale ou Prise en charge partielle.

  5. Dans le groupe Décision CPAS, renseignez la Date décision CPAS, la Référence décision CPAS et, pour une prise en charge partielle, le Montant mensuel CPAS ; ajoutez des Notes CPAS si nécessaire.

Champ

Rôle

Pris en charge CPAS

Active la prise en charge et bascule le Payeur par défaut sur CPAS

CPAS

L’organisme responsable (seuls les contacts marqués comme CPAS)

Couverture CPAS

Prise en charge totale (le CPAS paie tout) ou Prise en charge partielle (le CPAS paie une part)

Date décision CPAS

Date de la décision d’octroi

Référence décision CPAS

Numéro ou référence de la décision reçue

Montant mensuel CPAS

Montant payé par le CPAS — couverture partielle uniquement

Notes CPAS

Texte libre (conditions, contact, remarques)

Champs qui apparaissent au fur et à mesure

Le CPAS, la couverture et le groupe Décision CPAS n’apparaissent qu’une fois Pris en charge CPAS coché. Le Montant mensuel CPAS n’apparaît que pour une prise en charge partielle. Décocher la case remet le Payeur par défaut sur l’habitant.

3. Router la facture vers le CPAS

C’est l’étape qui décide à qui part la facture de la part habitant.

  • Le CPAS paie tout → renseignez le Contact facturation de l’habitant (dans le groupe Payeur par défaut) avec le contact du CPAS. La facture mensuelle de la part habitant sera alors adressée au CPAS.

  • Le CPAS paie une partie → utilisez les débiteurs alimentaires (facturation partagée) : ajoutez le CPAS comme débiteur avec son pourcentage, et les autres payeurs (habitant, famille) pour le solde.

Les champs CPAS sont un enregistrement, pas un moteur de répartition

Les champs Prise en charge CPAS et Décision CPAS documentent la décision et basculent le Payeur par défaut sur CPAS, mais ils ne redirigent pas et ne scindent pas la facture. Le destinataire de la facture reste déterminé par le Contact facturation de l’habitant (ou le contact de facturation du séjour), et la répartition partielle par la facturation partagée. Sans l’un de ces deux leviers, la part habitant continue d’être adressée à l’habitant.

Ce que WideCare fait — et ne fait pas

Action

Automatique ?

Tracer la décision CPAS (audit financier)

Oui, dès la saisie

Basculer le Payeur par défaut sur CPAS quand vous cochez Pris en charge CPAS

Oui

Adresser la facture au CPAS

Non — via le Contact facturation

Répartir la part habitant entre CPAS et famille

Non — via la facturation partagée

Déduire le Montant mensuel CPAS des montants facturés

Non — champ documentaire

Points clés à retenir

  • La prise en charge CPAS concerne la part habitant (chambre + suppléments), pas le forfait de dépendance (part mutuelle, via eFact).

  • Créez d’abord le CPAS dans Facturation → Configuration → CPAS, puis rattachez-le à l’habitant dans l’onglet Facturation.

  • La couverture est totale ou partielle ; le Montant mensuel CPAS ne s’applique qu’à la couverture partielle.

  • Les champs CPAS enregistrent la décision ; pour router la facture, utilisez le Contact facturation (couverture totale) ou la facturation partagée (couverture partielle).

  • Le Montant mensuel CPAS et la référence de décision sont propres à chaque dossier, d’après la notification du CPAS.

Vérifier une carte médicale MediPrima

Une personne sans mutuelle — quelqu’un en centre d’accueil, sans papiers — peut voir ses soins payés par un CPAS dans le cadre de MediPrima, le registre fédéral des décisions d’aide médicale. Avec le module MediPrima installé, WideCare interroge ce registre via eHealth.

  1. Sur la fiche de l’habitant, ouvrez le bouton intelligent MediPrima, ou eHealth → MediPrima → Consultations.

  2. Créez une consultation pour l’habitant, avec la date de référence.

  3. Cliquez sur Consulter MediPrima.

La réponse revient sous la forme :

  • Pris en charge par un CPAS — la décision : le numéro de la carte médicale, le CPAS, les dates de validité et, dans Soins couverts, ce que le CPAS prend en charge par catégorie de soins (la part INAMI, la part patient, les suppléments) ;

  • Pas de carte médicale — aucune décision à cette date ;

  • Erreur — le message de la plateforme s’affiche sur la consultation.

Quand la réponse est Pris en charge par un CPAS et que le Régime d’assurance de l’habitant est vide ou standard, WideCare le règle sur MediPrima (carte médicale CPAS) : comme les autres régimes particuliers, l’habitant est alors exclu des lots MDA. Consulter à nouveau actualise la réponse. MediPrima est un service de praticien : le menu est réservé aux praticiens et gestionnaires eHealth.

MediPrima ne remplace pas les champs CPAS

La consultation vous indique ce que le CPAS a décidé pour les soins. La part habitant de la maison de repos s’enregistre et se route toujours avec les champs CPAS ci-dessus.

Pour aller plus loin