Admissions¶

L’application Admissions suit chaque demande de place, du premier appel d’un proche au jour de l’emménagement. Chaque demande est une carte que vous faites avancer sur un tableau kanban ; quand le dossier est prêt, un seul geste transforme le candidat en habitant, avec sa chambre et son séjour.

Les étapes¶

Faites glisser une carte d’une colonne à la suivante, au rythme réel du dossier, ou cliquez sur l’étape en haut de la demande. Les visites se réservent depuis la demande elle-même : le bouton des réunions (Aucune réunion tant qu’aucune n’est réservée) ouvre le calendrier partagé, et la réunion porte le nom de la demande.

Créer une demande¶

1. Dans le pipeline, cliquez sur Nouveau au-dessus de la colonne Premier contact.

2. Remplissez la carte rapide :

   • Futur habitant — le nom de la personne à admettre ; la demande porte son nom ;

   • Personne de contact — qui appelle : un proche, une assistante sociale… Choisissez un contact connu, ou tapez un nouveau nom : il est créé comme contact familial de la personne à admettre ;

   • Relation — ce que l’appelant est pour la personne à admettre ;

   • E-mail du contact et Téléphone du contact — les coordonnées propres de l’appelant.

3. Cliquez sur Ajouter pour classer la carte, ou sur Modifier pour ouvrir toute la demande.

L’appelant apparaît alors dans les Personnes de contact de la fiche du futur habitant, avec sa relation, et y reste après l’admission.

Lire une carte¶

Chaque carte montre la personne, dessinée comme la carte d’habitant qu’elle va devenir :

• le nom, et le code d’habitant dès qu’il en a un ;

• l”âge, le sexe et la catégorie de dépendance quand elle est connue ;

• le type de chambre prévu, puis la chambre une fois admis (un soleil au lieu d’un lit pour une place de jour) ;

• la photo — ajoutée sur la demande, elle est gardée sur la fiche de l’habitant ;

• des badges pour ce qui reste à faire.

Aucun montant n’apparaît nulle part sur le tableau : les totaux des colonnes, le revenu attendu et l’avatar du vendeur sont masqués sur une demande d’admission.

Une demande faite pour une place¶

Chaque demande porte la case Candidat habitant, cochée par défaut. Elle ouvre le dossier du candidat et masque ce qui relève d’un pipeline commercial et pas d’une admission : revenu attendu, probabilité, devis, les boutons Gagné et Perdu. Vendeur devient Suivi par : la personne du bureau des admissions qui suit la demande.

Ne décochez la case que pour une vraie opportunité commerciale, si votre maison utilise aussi le pipeline pour cela.

Rechercher et regrouper¶

La barre de recherche du pipeline propose, à côté des filtres propres à Odoo :

• Liste d’attente — les demandes encore ouvertes (voir La liste d’attente) ;

• Type de chambre dans le menu Regrouper par, pour voir les demandes par prix ;

• une recherche sur le Type de chambre prévu.

Le filtre Mon pipeline n’est pas appliqué à l’ouverture : le bureau des admissions partage un seul tableau. Il reste à un clic dans le panneau de recherche.

Abandonner une demande¶

Quand une demande n’aboutit pas, cliquez sur Abandonner sur la demande (la fenêtre Abandonner la candidature s’ouvre) et choisissez le motif :

• Admis dans une autre maison de repos

• Renonce — maintien à domicile

• Décédé avant l’admission

Ajoutez une note de clôture si besoin, puis cliquez sur Abandonner. Le motif reste sur la demande : c’est lui qui permet de relire, des mois plus tard, pourquoi la place n’a pas été prise. Le bouton est masqué une fois la personne admise.

Une fois admis¶

Une demande admise porte le ruban Admis. La personne est désormais un habitant : continuez sur sa fiche — voir Gérer un habitant.

Une candidature pour une résidence-services utilise le champ Résidence de la demande et aboutit à un contrat à signer : voir Contrats et occupants.

Pour continuer¶

• Le dossier du candidat — identité, établissement, type de chambre, contacts clés.

• La liste d’attente — les demandes ouvertes, les chambres qui se libèrent et les chambres de liste d’attente.

• Admettre un candidat — les contrôles, l’assistant, le séjour.

• Gérer un habitant — une fois admis.