Opnames¶
De toepassing Opnames volgt elke aanvraag voor een plaats, van het eerste telefoontje van een naaste tot de dag van de verhuizing. Elke aanvraag is een kaart die u op een kanbanbord vooruit helpt; zodra het dossier klaar is, maakt één handeling van de kandidaat een bewoner, met zijn kamer en zijn verblijf.
De fasen¶
Fase |
Wat het betekent |
|---|---|
Eerste contact |
Aanvraag ontvangen, op te volgen. |
Bezoek gepland |
Een bezoek aan het huis is vastgelegd. |
Bezoek uitgevoerd |
Het bezoek heeft plaatsgevonden. |
Dossier volledig |
Het administratieve en medische dossier is klaar. |
Opgenomen |
Start de opname — zie Een kandidaat opnemen. |
Geweigerd / Afgezien |
De aanvraag gaat niet door (ingeklapte kolom). |
Sleep een kaart van de ene kolom naar de volgende, in het werkelijke tempo van het dossier, of klik op de fase bovenaan de aanvraag. Bezoeken worden vanuit de aanvraag zelf gepland: de afsprakenknop (Geen afspraak zolang er geen gepland is) opent de gedeelde agenda, en de afspraak draagt de naam van de aanvraag.
Een aanvraag aanmaken¶
Klik in de pijplijn op Nieuw boven de kolom Eerste contact.
Vul de snelle kaart in:
Toekomstige bewoner — de naam van de persoon die moet worden opgenomen; de aanvraag krijgt zijn naam;
Contactpersoon — wie belt: een naaste, een maatschappelijk werker… Kies een gekend contact, of typ een nieuwe naam: die wordt aangemaakt als familiecontact van de persoon die moet worden opgenomen;
Relatie — wat de beller is voor de persoon die moet worden opgenomen;
E-mail contactpersoon en Telefoon contactpersoon — de eigen gegevens van de beller.
Klik op Toevoegen om de kaart op te slaan, of op Bewerken om de volledige aanvraag te openen.
De beller verschijnt dan bij de Contactpersonen van de fiche van de toekomstige bewoner, met zijn relatie, en blijft daar na de opname.
Een kaart lezen¶
Elke kaart toont de persoon, getekend zoals de bewonerskaart die hij gaat worden:
de naam, en de bewonerscode zodra hij er een heeft;
de leeftijd, het geslacht en de afhankelijkheidscategorie wanneer die gekend is;
het geplande kamertype, daarna de kamer eenmaal opgenomen (een zon in plaats van een bed voor een dagplaats);
de foto — toegevoegd op de aanvraag, blijft ze bewaard op de bewonersfiche;
badges voor wat nog moet gebeuren.
Nergens op het bord verschijnt een bedrag: de kolomtotalen, de verwachte omzet en de avatar van de verkoper zijn verborgen op een opnameaanvraag.
Een aanvraag gemaakt voor een plaats¶
Elke aanvraag draagt het vakje Kandidaat-bewoner, standaard aangevinkt. Het opent het dossier van de kandidaat en verbergt wat bij een verkooppijplijn hoort en niet bij een opname: verwachte omzet, kans, offertes, de knoppen Gewonnen en Verloren. Verkoper wordt Opgevolgd door: de persoon van de opnamedienst die de aanvraag opvolgt.
Vink het vakje alleen uit voor een echte verkoopkans, als uw huis de pijplijn daar ook voor gebruikt.
In België
De aanvraag bevat ook het INSZ, het verblijfstype MR/MRS, de Katz die de kandidaat meebrengt en de MDA-verzekerbaarheidscontrole, en de kaarten tonen Katz te valideren, MDA niet gecontroleerd of Niet verzekerd: zie Een bewoner opnemen in België.
Zoeken en groeperen¶
De zoekbalk van de pijplijn biedt, naast de eigen filters van Odoo:
Wachtlijst — de aanvragen die nog openstaan (zie De wachtlijst);
Kamertype in het menu Groeperen op, om de aanvragen per prijs te zien;
een zoekopdracht op het geplande Kamertype.
De filter Mijn pijplijn wordt bij het openen niet toegepast: de opnamedienst deelt één bord. Hij blijft op één klik in het zoekpaneel.
Een aanvraag opgeven¶
Wanneer een aanvraag niet doorgaat, klikt u in de aanvraag op Opgeven (het venster Deze aanvraag opgeven opent) en kiest u de reden:
Opgenomen in een ander woonzorgcentrum
Ziet ervan af — blijft thuis wonen
Overleden vóór de opname
Voeg indien nodig een afsluitende notitie toe en klik dan op Opgeven. De reden blijft bij de aanvraag: daardoor leest u maanden later nog waarom de plaats niet ingenomen werd. De knop is verborgen zodra de persoon is opgenomen.
Eenmaal opgenomen¶
Een opgenomen aanvraag draagt het lint Opgenomen. De persoon is nu een bewoner: ga verder op zijn fiche — zie Een bewoner beheren.
Een aanvraag voor een groep van assistentiewoningen gebruikt het veld Residentie van de aanvraag en eindigt op een te ondertekenen contract: zie Contracten en bewoners.
Hoe verder¶
Het dossier van de kandidaat — identiteit, instelling, kamertype, sleutelcontacten.
De wachtlijst — de openstaande aanvragen, de kamers die vrijkomen en de wachtlijstkamers.
Een kandidaat opnemen — de controles, de wizard, het verblijf.
Een bewoner beheren — eenmaal opgenomen.