De kamers en de bezetting

Het scherm Kamers geeft een realtimebeeld van de bezetting van de instelling: welke kamers vrij, bezet, gereserveerd of in onderhoud zijn, hoeveel bedden er overblijven, welke binnenkort vrijkomen en tegen welk tarief. Vanuit een kamer kunt u ook rechtstreeks een bewoner toewijzen.

U vindt dit in Rusthuis → Huisvesting → Kamers.

Het bezettingsoverzicht

Bij het openen verschijnen de kamers in een kanban, gegroepeerd per status: Beschikbaar, Bezet, In onderhoud en Gereserveerd. In één oogopslag ziet u waar er nog plaats is.

Elke kamerkaart toont:

  • het nummer van de kamer;

  • een bezettingsbadge « bezet / capaciteit » (bijvoorbeeld 1/1 of 1/2), gekleurd volgens de status — groen (Beschikbaar), blauw (Bezet), oranje (In onderhoud), cyaan (Gereserveerd);

  • het kamertype;

  • de aanwezige bewoner(s), indien van toepassing;

  • het dagtarief van het verblijf.

Kamerbord gegroepeerd per bezetting, elke kaart met het kamertype, de bewoner en de dagprijs

De badge bezetting / capaciteit

Een kamer met capaciteit 2 waarvan één bed bezet is, toont 1/2 en blijft Beschikbaar: er is nog een plaats. Ze schakelt pas naar Bezet wanneer alle bedden bezet zijn. Een bed telt als bezet zodra zijn verblijf Bevestigd is, vóór de bewoner aankomt.

Schakel rechtsboven van het kanban naar de lijst (nummer, verdieping, sector, type, capaciteit, bezetting, gepland vertrek, tarief, uitrusting, status) of de fiche.

Filteren en groeperen

De zoekbalk biedt snelle filters: Actief (niet in onderhoud) — toegepast bij het openen —, Beschikbaar, Bezet, Onderhoud, Gereserveerd en Komt vrij (datum bekend). Groepeer de kamers per Status, Verdieping, Type, Sector of Gepland vertrek, en zoek op nummer, verdieping, gebouw, sector of gepland vertrek.

Tip

Komt vrij (datum bekend) beantwoordt de vraag van een wachtlijst: welke kamers komen vrij, en wanneer. Zie De wachtlijst.

De kamerfiche

Klik op een kaart om de kamerfiche te openen. Bovenaan toont de statusbalk de huidige staat, en linten markeren een kamer als Onderhoud of Gereserveerd. De slimme knop Taken opent de openstaande taken van de kamer (klaarmaken, schoonmaken) — zie Taken van het personeel.

Veld

Rol

Kamernummer

Unieke identificatie van de kamer.

Kamertype

Bepaalt het dagtarief en de standaardcapaciteit.

Verdieping / Gebouw

Fysieke locatie.

Sector

Sector of verdieping van de instelling; dient voor groepering, de dashboards en de toegangsrechten.

Capaciteit

Aantal bedden van de kamer.

Huidige bezetting

Aantal bezette bedden (berekend).

Gepland vertrek

De dag waarop een bed werkelijk vrijkomt, wanneer een vertrek of een kamerwissel gepland is.

Dagtarief

Verblijfsprijs, overgenomen van het kamertype.

Factureringsproduct

Product gekoppeld aan het kamertype (alleen-lezen; de slimme knop Product opent het).

Het dagtarief is niet het zorgforfait

Het dagtarief is de prijs van het verblijf (de kamer), een waarde eigen aan uw instelling, ingesteld op het kamertype. Het staat los van het zorgforfait betaald door de zorgverzekeraar, dat de regels van het land en de afhankelijkheidscategorie van de bewoner volgt — niet de kamer.

In België

Het zorgforfait is het RIZIV-afhankelijkheidsforfait: het wordt gedeclareerd met de Katz-categorie van de bewoner — zie Het RIZIV-forfait (afhankelijkheid). Hoeveel dagen elke kamer en elke sector over een periode bezet of leeg was, staat in Bezettingsanalyse — zie Beheerrapporten.

Uitrusting

De sectie Uitrusting toont, als labels, wat de kamer biedt (televisie, eigen badkamer, medisch bed, verpleegoproep…). Bijkomende notities uitrusting voegt een detail in vrije tekst toe. De uitrustingscatalogus is dezelfde als die van de plaatsbeschrijving.

Huidige bezetting en geschiedenis

Drie tabbladen vervolledigen de fiche:

  • Huidige bezetting — de bewoners die in de kamer aanwezig zijn (naam, bewonerscode, leeftijd).

  • Verblijfshistoriek — alle verblijven die deze kamer betroffen, met de bewoner, de begin- en einddatums en de status (Concept, Bevestigd, Actief, Beëindigd, Geannuleerd).

  • Notities — vrije interne notities over de kamer.

De status van een kamer wijzigen

De status Beschikbaar / Bezet wordt berekend op basis van de bezetting. U kunt echter een status forceren vanuit de kop van de fiche:

  • Op onderhoud zetten — de kamer gaat naar In onderhoud (werken, grondige reiniging, defect…) en wordt niet meer voor toewijzing aangeboden.

  • Op gereserveerd zetten — de kamer wordt Gereserveerd en valt weg uit de beschikbare kamers.

  • Op automatisch zetten — heft de handmatige forcering op: de status wordt weer berekend op basis van de bezetting.

Onderhoud en Gereserveerd blokkeren de toewijzing

Zolang een kamer In onderhoud of Gereserveerd is, is de knop Bewoner toewijzen verborgen en verschijnt de kamer niet in de kamerlijsten van de opname of de kamerwissel. Klik op Op automatisch zetten om ze opnieuw toewijsbaar te maken.

graph LR
  A[Beschikbaar] -->|een bewoner toegewezen| B[Bezet]
  B -->|alle bedden vrij| A
  A -->|Op onderhoud zetten| C[In onderhoud]
  A -->|Op gereserveerd zetten| D[Gereserveerd]
  C -->|Op automatisch zetten| A
  D -->|Op automatisch zetten| A

Een bewoner toewijzen vanuit de kamer

U kunt een verblijf rechtstreeks vanuit een vrije kamer openen, zonder de opnamepijplijn te doorlopen:

  1. Open de fiche van een kamer in status Beschikbaar (niet vol, niet in onderhoud, niet gereserveerd — anders verschijnt de knop niet).

  2. Klik op Bewoner toewijzen.

  3. Kies in de wizard de Bewoner (alleen bewoners worden aangeboden).

  4. Controleer de Opnamedatum (standaard vandaag) en, indien nodig, de Geplande einddatum.

  5. Het Dagtarief wordt overgenomen van de kamer; vul Factureren aan in als de factuur naar een derde moet (een naaste, een openbare welzijnsinstelling).

  6. Voeg eventueel een Reden van opname toe en klik daarna op Bewoner toewijzen.

WideCare maakt het verblijf aan op deze kamer, al Actief, en brengt u terug naar de kamerfiche.

Geval van een reeds gehuisveste bewoner: de overdracht

Als de gekozen bewoner al een kamer bezet, toont de wizard een waarschuwing Overdracht met zijn huidige kamer, en de knop wordt Bewoner overplaatsen. Bij bevestiging beëindigt WideCare het oude verblijf (reden: interne overplaatsing) en opent een nieuw verblijf in de gekozen kamer.

Toewijzen ≠ Kamer wisselen

Een reeds gehuisveste bewoner toewijzen vanuit de kamer voert een eenvoudige overdracht uit. Voor een kamerwissel die de facturatie van het verblijf splitst op de juiste datum, vooraf kan worden gepland en het zorgforfait betaald door de zorgverzekeraar doorlopend houdt, gebruikt u Kamer wijzigen op het verblijf — zie Kamerwissel en overdracht.

De kamers van een nieuw huis genereren

Zet op een nieuwe database alle kamers in één keer op:

  1. Open Rusthuis → Huisvesting → Kamers.

  2. Open het tandwielmenu naast de titel en kies Kamers aanmaken.

  3. Vul in:

    • Gebouw en Nummerprefix (optioneel);

    • Verdiepingen, Eerste verdieping en Kamers per verdieping;

    • het Kamertype van de kamers;

    • Eén sector per verdieping, om voor elke verdieping een sector aan te maken.

  4. Controleer het voorbeeld van de Nummering (001, 101, 214…) en klik dan op Aanmaken.

Bestaande kamernummers blijven onaangeroerd: hernoem of pas de gegenereerde kamers achteraf aan. Kamers aanmaken wordt aangeboden aan verantwoordelijken, op een computerscherm.

De kamertypes, sectoren en uitrusting configureren

De kamerstructuur bereidt u voor in Rusthuis → Configuratie → Kamers:

  • Sectoren / Verdiepingen — de vleugels of verdiepingen van het huis (Naam, Code, Kleur), met hun kamers en het aantal bewoners.

  • Kamertypes — elk type (eenpersoons, tweepersoons…) met zijn Code, zijn Factureringsproduct, zijn Dagtarief, zijn Standaardcapaciteit en, voor een plaats die alleen overdag gebruikt wordt, Dagplaats. Het tarief van een kamer volgt uit haar type: één type per prijs.

  • Kameruitrusting — de catalogus van uitrustingen (Naam, Categorie: Comfort, Medisch, Technologie, Buitenruimte, Andere), die u vervolgens op elke kamer aanvinkt.

De standaardcapaciteit van een nieuwe kamer stelt u in bij de instellingen — zie Configuratie.

Belangrijkste punten om te onthouden

  • Het bezettingsoverzicht staat in Rusthuis → Huisvesting → Kamers, als kanban gegroepeerd per status.

  • Een gedeelde kamer blijft Beschikbaar zolang er een bed vrij is; een bed telt als bezet zodra het verblijf Bevestigd is.

  • Op onderhoud zetten / Op gereserveerd zetten forceren een status; Op automatisch zetten herstelt hem.

  • Komt vrij (datum bekend) toont de kamers die op een bekende datum vrijkomen.

  • Bewoner toewijzen maakt een actief verblijf aan; voor een reeds gehuisveste bewoner wordt het een overdracht.

  • Kamers aanmaken zet een nieuw huis in één keer op.

Verder