Automatische centralisatie van bijlagen¶
In een woonzorgcentrum verzamelt één bewoner tientallen bestanden: verblijfsovereenkomst, medische formulieren, afrekeningen van het ziekenfonds, AVG-toestemmingen… Zonder klassering raken ze verspreid over de discussiedraden. De automatische centralisatie lost dat op: elke bijlage die aan de fiche of de discussiedraad van een bewoner toegevoegd wordt, wordt in zijn map geklasseerd in de app Documenten, met de standaardlabels toegepast.
U hoeft niets te doen: de klassering gebeurt automatisch en is standaard ingeschakeld.
Vereisten
De centralisatie vereist de app Documenten — die van Odoo of de opensource-versie, afhankelijk van uw installatie. De map Bewoners en de map van elke bewoner worden automatisch aangemaakt.
Hoe het werkt¶
Zodra een bestand aan een bewoner gehecht wordt — op een bericht in de discussiedraad of rechtstreeks op zijn fiche — klasseert WideCare het in de map van die bewoner.
graph LR
A[Bijlage op de fiche<br/>of in de draad van een bewoner] --> B{Bewoner?<br/>Centralisatie aan?}
B -->|Ja| C[Opgeborgen in de<br/>map van de bewoner]
C --> D[Standaardlabels<br/>automatisch toegepast]
B -->|Nee| E[Er wordt niets opgeborgen]
Drie voorwaarden lokken de klassering uit:
de fiche is die van een bewoner (een persoon die als bewoner gemarkeerd is);
de centralisatie is ingeschakeld voor de instelling;
de toepassing Documenten is geïnstalleerd.
Als er één ontbreekt, blijft de bijlage gewoon op het bericht of de fiche.
Wat NIET gecentraliseerd wordt
De centralisatie betreft alleen bewoners. Bijlagen die aan een gewoon contact, een leverancier of een werknemer toegevoegd worden, worden niet in een bewonersmap geklasseerd.
Waar de documenten terechtkomen¶
Elk gecentraliseerd document wordt geklasseerd in de map van de bewoner, onder de map Bewoners. Die map, aangemaakt samen met de bewoner, bevat drie submappen — Medische documenten, Administratieve documenten, Facturatiedocumenten — waarnaar u een document kunt verplaatsen om het te sorteren.
Vanuit de fiche van de bewoner
Op de fiche van de bewoner, tabblad Documenten, opent de tegel Documentenruimte rechtstreeks zijn map. De teller telt de bestanden van de submappen mee. Met de opensource Documenten-app is de snelkoppeling de knop Documenten bovenaan de fiche.
Standaardlabels¶
Met de Documenten-app van Odoo past WideCare de standaardlabels van de instelling toe op elk gecentraliseerd document. Ze laten u documenten snel filteren en terugvinden. De voorgedefinieerde labels (Medisch formulier, Verblijfsovereenkomst, Facturatie, AVG-toestemming, Einde verblijf, en die welke de regels van het land volgen) staan op Documenten van de bewoner.
Begin licht
Standaardtags is optioneel. Laat het leeg om te beginnen, of zet er één generiek label in: u kunt elk document nadien altijd nauwkeuriger labelen.
Wie de documenten kan zien¶
Gecentraliseerde documenten volgen de rechten van de map van de bewoner. Ze hebben geen individuele eigenaar, wat voorkomt dat een bestand aan één personeelslid “toebehoort” en de hele bewonersmap coherent houdt.
Gescheiden per instelling
In multi-company heeft elke instelling haar eigen map Bewoners en haar eigen centralisatie-instellingen. De documenten van een bewoner blijven binnen zijn bedrijf.
Instellingen¶
De instellingen gelden per instelling, in Instellingen → Documenten.
Met de Documenten-app van Odoo, onder Bestandscentralisatie:
Verpleeghuis — standaard ingeschakeld; uitvinken stopt de klassering van toekomstige bijlagen. Reeds geklasseerde documenten blijven staan, er wordt niets verwijderd of verplaatst.
Hoofdmap — de map die de bewonersmappen bevat (standaard Bewoners).
Standaardtags — de labels die op elk gecentraliseerd document toegepast worden.
Met de opensource Documenten-app, onder Woonzorgcentrum:
Bewonersdocumenten — standaard ingeschakeld: elke bewoner krijgt zijn map, waarin de bestanden die aan hem gehecht worden geklasseerd worden. Uitgevinkt krijgen nieuwe bewoners er geen meer; bestaande mappen blijven zoals ze zijn.
Hoofdmap — de map Bewoners.
Lege formulieren — de map voor uw sjablonen.
Standaardtags — de labels die voor bewonersdocumenten bewaard worden. Met de opensource-app worden ze niet vanzelf toegepast: label elk document in de app Documenten.
De instellingen worden beschreven samen met de andere configuratieschermen op de pagina Documentinstellingen.
Om te onthouden¶
Elke bijlage die aan de discussiedraad of de fiche van een bewoner toegevoegd wordt, wordt automatisch geklasseerd in zijn map.
De klassering betreft alleen bewoners — niet de contacten, leveranciers of werknemers.
Met de Documenten-app van Odoo worden de standaardlabels van de instelling op elk gecentraliseerd document toegepast.
Het tabblad Documenten van de fiche opent de map rechtstreeks.
De centralisatie is standaard ingeschakeld; uitschakelen laat de reeds geklasseerde documenten staan.
De instellingen en de mappen zijn eigen aan elke instelling.