Een maand factureren, stap voor stap

Deze gids begeleidt u van begin tot eind door een facturatiemaand: de periode openen, de facturering genereren, de facturen aanmaken en bevestigen, en daarna de maand afsluiten. Volg hem met WideCare ernaast open: elke stap geeft aan waar u moet klikken.

Het idee in twee delen

Elke maand kan in twee stromen gefactureerd worden:

  • het bewonersaandeel — verblijf, supplementen en supplementenconventies, geneesmiddelen, aangepast aan de afwezigheden → klassieke facturen, het onderwerp van deze pagina;

  • het aandeel van de zorgverzekeraar (het zorgforfait betaald door de zorgverzekeraar), waar het landpakket er een factureert → verzonden naar de zorgverzekeraars volgens de regels van het land.

WideCare voert ze parallel uit op eenzelfde periode.

Een rondleiding

Wanneer de rondleidingen zijn ingeschakeld in de algemene instellingen, leidt de rondleiding Maandelijkse facturatie u op het scherm door deze stappen, via het menu ? bovenaan.

In België

Het aandeel van de zorgverzekeraar is het RIZIV-forfait: tussen Genereren en Facturen aanmaken voegt de periode een stap Controleer MDA (verzekerbaarheid) en een stap Genereer eFact toe; de loten worden daarna verzonden en opgevolgd in de eFact-cockpit vóór de afsluiting. Zie Een maand factureren in België.

Stap 1 — De maandperiode openen

  1. Open de app Facturatie.

  2. Ga naar Facturering → Factureringsperioden.

  3. Open de periode van de maand. Om ze aan te maken, klikt u op Nieuw in de lijst, of gebruikt u de knop + van het facturatiedashboard en kiest u Facturatieperiode.

De lijst toont voor elke maand een kolom Te doen: de stap waarop ze wacht. De maanden die iets nodig hebben, staan in het vet.

Op de periode staat de status bovenaan (Concept → Gegenereerd → Gefactureerd → Gesloten). De knop voor de volgende stap is altijd de meest linkse, die gemarkeerd is.

Stap 2 — De factureringslijnen genereren

  1. Klik op Genereren. Het venster Facturering genereren wordt geopend.

  2. Laat Bewoners leeg om alle actieve bewoners te factureren (of kies één bewoner voor een specifiek geval), en klik daarna op Genereren.

  3. WideCare berekent voor elke bewoner het verblijf, de supplementen en supplementenconventies en de geneesmiddelen, past de afwezigheden toe en voegt het zorgforfait toe waar het landenpakket er een factureert.

De periode krijgt de status Gegenereerd.

Een bewoner zonder actief verblijf

Als sommige bewoners geen actief verblijf hebben dat de maand dekt, stopt het genereren en toont een venster Ontbrekend actief verblijf hen. Klik op Open verblijf of Verblijf aanmaken op een lijn om het op te lossen, en klik dan opnieuw op Genereren. U kunt die bewoners ook uit de selectie laten.

Anticipatief

Voor bewoners die op voorschot worden gefactureerd, wordt het verblijf een maand op voorhand gefactureerd; het zorgforfait en de supplementen voor de gepresteerde maand. Zie Factuurtype: op voorschot of na afloop van de periode.

Stap 3 — Het resultaat controleren

Lees vóór het factureren na wat er gegenereerd werd:

  • het tabblad Bewoners — één lijn per bewoner, met zijn factuurtype voor de maand, de kamer, het verblijfstype, aan wie de factuur gaat, de aanwezigheids- en afwezigheidsdagen en de bedragen;

  • het tabblad Factureringslijnen — het detail, lijn per lijn, met de betaler;

  • de slimme knoppen bovenaan — Afwezigheden (de afwezigheden die de aanwezigheidsdagen hebben verminderd) en Niet gefactureerd (de bewoners die de hele maand afwezig waren en helemaal niet gefactureerd worden);

  • het tabblad Info en de berichten die WideCare in de berichtendraad van de periode plaatst.

Het detail van een bewoner

Klik op een bewoner in het tabblad Bewoners om zijn detail Facturatie bewoner te openen, over de volle breedte van het scherm:

  • Bewonersinformatie — het verblijf, het verblijfstype, de kamer, de Verblijfsdagen, Aanwezigheidsdagen en Afwezigheidsdagen, Factureren aan, en het Factuurtype (deze periode);

  • Totalen — Huisvesting, Supplementen, Bewonersgedeelte en Totaal;

  • het tabblad Factureringslijnen — de lijnen van de maand, met een kolom Ber. die elke hoeveelheid verklaart;

  • de slimme knoppen Lijnen en Afwezigheden.

De lijnen zijn alleen-lezen: elke vernieuwing bouwt ze opnieuw op uit de verblijven, de afwezigheden en de supplementen. Om een prijs te wijzigen, past u de supplementenconventie van de bewoner aan (Onderhandelde prijs) of voegt u een eenmalig supplement toe.

Een gele lijn

Een gele lijn betekent dat het factuurtype van de bewoner voor deze maand is gewijzigd nadat de lijnen werden opgebouwd. Open ze en klik op Factuurtype toepassen: tot dan weigert de periode zijn facturen aan te maken. Zie Factuurtype: op voorschot of na afloop van de periode.

Een fout is nu goedkoper te corrigeren: corrigeer de bron (verblijf, afwezigheid, supplement) en start daarna Vernieuwen via het tandwielmenu van de periode. Met de automatische vernieuwing van de facturatie ingeschakeld bereiken de meeste wijzigingen de periode vanzelf.

In België

Vóór het aanmaken van de facturen vraagt de periode nog twee stappen: Controleer MDA (de verzekerbaarheid van de bewoners; Mislukte MDA’s opnieuw proberen voor de mislukte aanvragen), en daarna Genereer eFact, dat één lot per landsbond van ziekenfondsen samenstelt op basis van de lijnen van de periode. Zie Een maand factureren in België.

Stap 4 — De facturen aanmaken (bewonersaandeel)

  1. Klik op Facturen aanmaken.

  2. De conceptfacturen van het bewonersaandeel worden gegenereerd, in het tabblad Facturen, met het dagboek en de persoon aan wie elk ervan gericht is.

  3. Kijk ze na en klik daarna op Bevestigen.

De periode krijgt de status Gefactureerd.

Om de facturen te versturen, opent u ze met de slimme knop Facturen, vinkt u de te versturen facturen aan en klikt u op Verzenden.

Een bevestigde factuur « bevriest » de maand

Zodra de factuur van een bewoner geboekt is, wordt ze nooit stilzwijgend opnieuw opgebouwd. Wanneer een wijziging die bewoner daarna bereikt (een late afwezigheid, een vertrek, een supplement), verschijnt een banner Correcties in behandeling op de periode: klik op Vernieuwen om de aanvullende factuur of de creditnota aan te maken, en vind ze terug onder de slimme knop Correcties. De andere bewoners worden niet geraakt.

In België

De eFact-loten die vóór de facturen werden samengesteld, worden daarna naar de ziekenfondsen verzonden, en hun ontvangstbevestigingen, afrekeningen en weigeringen worden opgevolgd; de periode kan pas worden afgesloten zodra elk lot een definitief resultaat heeft bereikt. Zie Een maand factureren in België en Elektronische facturatie (eFact).

Stap 5 — De periode afsluiten

Zodra er geen enkele factuur meer in concept staat, klikt u op Periode sluiten. De maand is vergrendeld.

Als de knop niet verschijnt, zegt een bericht Afsluiten nog niet mogelijk onder de kop wat nog blokkeert. Een gesloten periode kan worden heropend met Heropenen.

De maand opnieuw beginnen

Terug naar concept (op een gegenereerde of gefactureerde periode) wist de facturatielijnen, de bewoners en de conceptfacturen, zodat de periode opnieuw kan worden gegenereerd. Bewoners van wie de facturatie afgerond is — een geboekte factuur — blijven ongemoeid.

Overzicht van het traject

graph TD
  A[De periode openen] --> B[Genereren]
  B --> C[Nakijken]
  C --> D[Facturen aanmaken]
  D --> E[De facturen boeken]
  E --> F[Periode sluiten]

Verder