Checklist einde maand¶
Deze pagina verzamelt, in volgorde, alles wat een maandafsluiting vereist. Elke stap verwijst naar de pagina die ze detailleert.
De volgorde is niet willekeurig: elke stap voedt de volgende, en er één overslaan komt enkele stappen later terug als een correctie die veel duurder is.
Overzicht¶
graph LR
Z[0\. Opnames en vertrekken] --> A[1\. Afwezigheden]
A --> B[2\. Supplementen]
B --> C[3\. Genereren]
C --> D[4\. Factureren]
D --> E[5\. Afsluiten]
Vóór het genereren¶
0. De aankomsten en vertrekken controleren¶
Op het facturatiedashboard toont het paneel Aankomsten en vertrekken deze maand wie binnenkwam en wie vertrok. Controleer dat elk vertrek met zijn datum geregistreerd is, en dat elke nieuwe bewoner een actief verblijf en het juiste factuurtype heeft.
In België
De maand begint met een groepscontrole van de verzekerbaarheid (MDA), die bevestigt wie verzekerd is en welk ziekenfonds echt antwoordt; de resultaten ervan worden geladen bij het genereren van de periode. Zie Een maand factureren in België.
1. Afwezigheden afsluiten¶
Elke afwezigheid van de maand moet haar terugkeer ingevuld hebben — of bewust open blijven als de bewoner nog afwezig is.
De teller Afwezigheden van de periode toont de afwezigheden waarmee rekening wordt gehouden. Een openstaande afwezigheid vertekent de dagentelling en dus de gefactureerde bedragen.
→ Afwezigheden en ziekenhuisopnames
2. Supplementen invoeren¶
De eenmalige supplementen van de maand (kapper, pedicure, dranken…) moeten vóór het genereren worden ingevoerd. Terugkerende supplementen worden vanzelf hernieuwd. Met de automatische vernieuwing van de facturatie ingeschakeld bereikt een late invoer de periode toch vanzelf.
→ Supplementen · De toepassing Supplementen
In België
De Katz-evaluaties moeten up-to-date zijn: een ontbrekende of verlopen evaluatie laat de bewoner in categorie O. De teller Katz te doen geeft ze weer. Zie De Katz-evaluatie.
Genereren en factureren¶
3. De periode genereren¶
Open de periode van de maand en klik op Genereren. WideCare berekent voor elke bewoner het verblijf, de supplementen en de medicatie — en het zorgforfait, waar het landpakket er een factureert — en past de afwezigheden toe.
Wanneer een bewoner geen actief verblijf heeft voor de maand, toont een venster Ontbrekend actief verblijf hem: Open verblijf of Verblijf aanmaken, en genereer dan opnieuw.
Controleer de tabbladen Bewoners en Factureringslijnen, en elk bericht dat WideCare in de berichtendraad van de periode plaatst: ze zijn er om vóór het factureren te behandelen, niet erna. Een gele lijn is een bewoner van wie het factuurtype voor de maand is gewijzigd: open ze en klik op Factuurtype toepassen.
→ Een maand factureren, stap voor stap
In België
Start vóór het aanmaken van de facturen Controleer MDA op de gegenereerde periode, en daarna Genereer eFact: de loten worden opgebouwd uit de lijnen van de periode, niet uit de facturen. Zie Een maand factureren in België.
4. De facturen aanmaken¶
Klik op Facturen aanmaken, controleer de conceptfacturen en bevestig ze daarna. De knop wordt geweigerd zolang er nog een gele lijn is. Het bewonersaandeel wordt een factuur; waar een verdeling is ingesteld, ontvangt elke onderhoudsplichtige — een naaste, een openbare welzijnsinstelling — zijn deel.
Na dit punt heeft corrigeren een prijs
Zodra de facturen geboekt zijn, wijzigt WideCare ze niet meer automatisch. Een correctie verloopt via een terugzetting naar concept of een creditnota, gevolgd door een vernieuwing. Dat is een bescherming tegen dubbele facturatie, geen hindernis.
De maand afsluiten¶
5. De periode afsluiten¶
Zodra er geen enkele factuur meer in concept staat, klikt u op Periode sluiten. Als er onder de kop een bericht Afsluiten nog niet mogelijk verschijnt, zegt het wat nog blokkeert. Een banner Correcties in behandeling betekent dat een wijziging een geboekte factuur heeft bereikt: klik eerst op Vernieuwen.
In België
Vóór de afsluiting worden de eFact-loten die in stap 3 zijn opgebouwd — één per landsbond — uiterlijk op de 20e van de volgende maand verzonden en daarna opgevolgd — ontvangstbevestigingen, afrekeningen, te corrigeren verworpen lijnen en saldi — in de eFact-cockpit. Zie Een maand factureren in België.
Snelle checklist¶
# |
Stap |
Klaar wanneer |
|---|---|---|
0 |
Aankomsten en vertrekken |
elk vertrek gedateerd, elke nieuwkomer met een verblijf |
1 |
Afwezigheden |
geen ongewenste openstaande afwezigheid |
2 |
Supplementen |
de eenmalige invoeren van de maand zijn gebeurd |
3 |
Genereren |
de periode heeft de status Gegenereerd, geen gele lijn, de berichten zijn behandeld |
4 |
Factureren |
de bewonersfacturen zijn aangemaakt en bevestigd |
5 |
Afsluiten |
geen Correcties in behandeling, de periode heeft de status Gesloten |