FAQ — Veelgestelde vragen¶

Deze pagina bundelt korte antwoorden op de meest gestelde vragen, geldig in alle landen. Elk antwoord verwijst naar de documentatiepagina die het in detail behandelt.

Aan de slag¶

Hoe meld ik mij aan bij WideCare?¶

Open uw browser op het adres dat uw instelling u bezorgde, voer uw e-mailadres en uw wachtwoord in en klik op Aanmelden. Bent u het vergeten, gebruik dan de link « Wachtwoord opnieuw instellen » of vraag het aan uw beheerder. → Aan de slag

Welke apps bevat WideCare?¶

WideCare is opgebouwd uit apps die u opent via het hoofdmenu (het dambordpictogram): Rusthuis (bewoners, verblijven, kamers, familieportaal, en het menu Configuratie met de kamers, tarieven en basisgegevens), Opnames, Facturatie, Zorg (voorschriften, zorgplannen, vitale parameters), Maaltijden (menu’s, diëten) en andere, afhankelijk van wat uw huis gebruikt. Afhankelijk van uw rol ziet u enkel de apps die u aanbelangen. → Aan de slag

Waarvoor dient het dashboard?¶

Het dashboard geeft een overzicht: de openstaande taken (uit te voeren evaluaties, controles, op te volgen verzendingen…), aanklikbare tellers die meteen de betrokken lijst openen, en de belangrijke waarschuwingen van de maand. Klik op een teller om de lijst met te behandelen elementen te openen. → Aan de slag

Waar stelt men de kamers en de tarieven in?¶

In het menu Configuratie van de app Rusthuis: maak uw kamers aan met hun type (de sector waartoe ze behoren, eenpersoons, tweepersoons…) en uitrusting, bepaal de huisvestingstarieven en, waar het land er een betaalt, de tarieven van het zorgforfait, en daarna de types supplementen en de zorgverzekeraars. WideCare beheert ook meerdere vennootschappen in eenzelfde database, elk met hun eigen bewoners, kamers en gescheiden facturatie. → Configuratie

Bewoners & verblijven¶

Hoe maak ik een bewoner aan?¶

Open Bewoners, klik op Nieuw, vul minstens de naam, de geboortedatum, het geslacht en het nationaal identificatienummer in indien gekend, selecteer de zorgverzekeraar van de bewoner en klik op Opslaan. Zonder nationaal identificatienummer kunnen de elektronische uitwisselingen met de zorgverzekeraar, waar het land die kent, niet verzonden worden — maar u kunt de bewoner wel aanmaken en het nummer later aanvullen. → Een bewoner beheren

Hoe start ik een verblijf?¶

Open een verblijfsovereenkomst (kamer, verblijfstype, begindatum) — het verblijf staat dan op Concept. Klik op Bevestigen (de kamer wordt gereserveerd, vul de datum/het uur van opname aan) en daarna op Verblijf starten: het verblijf gaat naar Actief. → Een bewoner beheren

Wat wordt automatisch in gang gezet bij de start van een verblijf?¶

Bij de start voegt WideCare de bewoner toe aan de openstaande facturatieperiodes, maakt het (voor een bewoner die op voorhand wordt gefactureerd) de eerste huisvestingsfactuur van de opnamemaand aan en opent het de supplementenenveloppe van de maand. Als het land het vereist, bereidt het ook de opnamemelding aan de zorgverzekeraar voor. → Een bewoner beheren

Hoe wordt de afhankelijkheid van een bewoner geëvalueerd?¶

Elk land heeft zijn eigen afhankelijkheidsschaal. De evaluatie wordt in het dossier van de bewoner geregistreerd; ze levert de afhankelijkheidscategorie op, die het zorgforfait bepaalt waar het land er een betaalt. Zolang er geen evaluatie gevalideerd is, behoudt de bewoner de standaardcategorie van het land en verschijnt er een herinnering op het dashboard. → Een bewoner beheren

Hoe verhuis ik een bewoner naar een andere kamer of sector?¶

Gebruik op het verblijf de actie Kamer wijzigen, geef de nieuwe kamer en de datum/het uur op, en bevestig. WideCare splitst de facturatie op de juiste datum, aan het overeenkomstige tarief; dit is geen nieuwe opname en het zorgforfait loopt door. → Kamerwissel en overdracht

Wisselt WideCare elektronisch gegevens uit met de zorgverzekeraar?¶

Waar het land ze kent, ja: de verzekerbaarheidscontrole, de meldingen van de bewegingen van de bewoner en de elektronische facturatie van het zorgforfait worden voorbereid en verzonden vanuit het dossier van de bewoner en de facturatieperiode. Elke landenruimte beschrijft haar eigen uitwisselingen.

Facturatie & supplementen¶

Hoe factureer ik een maand van A tot Z?¶

Open de facturatieperiode, klik op Genereren, controleer ze, klik op Facturen aanmaken en Boek daarna het bewonersgedeelte. Waar het land een zorgforfait via de zorgverzekeraar betaalt, wordt dat gedeelte vanuit dezelfde periode verzonden: WideCare voert het bewonersgedeelte en het verzekeraarsgedeelte parallel uit. → Een maand factureren, stap voor stap

Wat zijn de statussen van een facturatieperiode?¶

Een periode doorloopt vier statussen, in volgorde: Concept (aangemaakt, niets berekend), Gegenereerd (forfaits en gedeelten berekend, te controleren), Gefactureerd (facturen geboekt) en Gesloten (afgewerkt en vergrendeld). → Een maand factureren, stap voor stap

Hoe controleer ik een periode vóór ik factureer?¶

Bovenaan de periode geven tellers de gezondheidstoestand van de maand weer (Supplementen, Afwezigheden, Niet gefactureerd…) en signaleert WideCare de anomalieën in de discussiedraad rechts. Behandel elk punt (knop Klaar zodra het geregeld is) vóór u factureert. → Een maand factureren, stap voor stap

Wat is anticipatieve facturatie?¶

Voor bewoners die op voorhand worden gefactureerd, wordt de huisvesting van een maand de voorgaande maand gefactureerd, terwijl het zorgforfait en de supplementen in de prestatiemaand worden gefactureerd. → Facturatie

Waarvoor dient de knop « Vernieuwen »?¶

Op een periode herberekent de actie Vernieuwen alles met één klik (facturatielijnen, supplementen, conceptfacturen). Bewoners van wie de factuur al geboekt is, blijven ongemoeid; aangezien het toevoegen van een supplement of een afwezigheid automatisch synchroniseert, is het doorgaans niet nodig om op « Vernieuwen » te klikken. → Facturatie

Hoe voeg ik een supplement toe?¶

Open de supplementenenveloppe van de bewoner (vanaf zijn fiche of de periode), voeg een lijn toe (product/prestatie, hoeveelheid, prijs), geef aan of het eenmalig (één keer) of terugkerend (elke maand) is, en klik op Opslaan. Het toevoegen, wijzigen of verwijderen werkt de factuur van de betrokken bewoner automatisch bij — u hoeft niet op « Vernieuwen » te klikken. → De supplementen

Hoe verdeel ik het bewonersgedeelte over meerdere debiteuren?¶

Open op de fiche van de bewoner (of zijn periode) het tabblad verdeling, voeg de debiteuren en hun percentage toe (het totaal moet 100 % bedragen), en klik op Opslaan. Bij elke maandfactuur verdeelt WideCare het bewonersgedeelte volgens deze sleutel; enkel het bewonersgedeelte wordt verdeeld, niet het zorgforfait betaald door de zorgverzekeraar. → Onderhoudsplichtigen (gedeelde facturatie)

Wat gebeurt er wanneer een factuur al geboekt is?¶

Eenmaal geboekt is de factuur van een bewoner vergrendeld voor die maand (bescherming tegen dubbele facturatie). Om ze te corrigeren, zet u ze terug op concept of maakt u een creditnota, en daarna Vernieuwt u; de andere bewoners worden niet geraakt. → Een maand factureren, stap voor stap

Afwezigheden & ziekenhuisopnames¶

Hoe registreer ik een afwezigheid of een ziekenhuisopname?¶

Open de facturatieperiode van de maand (of de fiche van de bewoner) en voeg een afwezigheid toe met de bewoner, het type (ziekenhuisopname, vakantie…), de vertrekdatum/-uur en de terugkeerdatum/-uur (of laat de terugkeer leeg zolang hij niet terug is), en klik op Opslaan. Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een afwezigheid synchroniseert automatisch de facturatie van de betrokken bewoner. Als het land het vereist, bereidt WideCare ook de melding aan de zorgverzekeraar voor; u hoeft ze enkel te controleren en te verzenden. → Afwezigheden en ziekenhuisopnames

Wat is het effect van een afwezigheid op het zorgforfait?¶

Waar het land een zorgforfait betaalt, wordt het berekend op de aanwezigheidsdagen; een afwezigheid vermindert het voor de betrokken dagen. De dagtelregel van het land bepaalt of een dag meetelt, vandaar het belang van de vertrek- en terugkeerdatums en -uren. → Afwezigheden en ziekenhuisopnames

Hoe annuleer ik een per vergissing ingevoerde afwezigheid?¶

Verwijder ze of zet ze terug op concept: WideCare draait dit netjes terug — het forfait wordt herberekend alsof de afwezigheid niet had plaatsgevonden, en de voorbereide meldingen worden ingetrokken zolang ze niet aan de kant van de verzekeraar gevalideerd zijn. Is de maand al geboekt, zet dan eerst de factuur terug op concept (of maak een creditnota) en vernieuw daarna. → Afwezigheden en ziekenhuisopnames

Vertrek & overlijden¶

Wat gebeurt er bij het vertrek of het overlijden van een bewoner?¶

U hoeft enkel zijn verblijf af te sluiten: open het verblijf, klik op Verblijf beëindigen, geef de uittredingsdatum (en het uur) op met de reden (vertrek, overlijden, transfer…), en bevestig. WideCare stopt de facturatie op de juiste datum, bereidt de regularisatie voor van wat op voorhand gefactureerd werd en meldt, als het land dat vereist, de uittrede aan de zorgverzekeraar. → Vertrek en overlijden

Waarom wordt er bij het vertrek een creditnota aangemaakt?¶

Aangezien de huisvesting een maand op voorhand wordt gefactureerd, bereidt WideCare, als de bewoner tijdens een al gefactureerde maand vertrekt, automatisch een creditnota voor om de niet-bezette periode terug te betalen (u wordt van de aanmaak ervan op de hoogte gebracht). Het zorgforfait en de supplementen worden echter in de prestatiemaand gefactureerd. → Vertrek en overlijden

Kan ik een per vergissing afgesloten verblijf heropenen?¶

Ja. Hebt u een verblijf ten onrechte afgesloten (of een overlijden per vergissing geregistreerd), dan kunt u het heropenen: WideCare herstelt de facturatie en annuleert de regularisaties zolang ze niet definitief zijn. Is de maand al geboekt, dan verloopt de correctie eerst via een terugzetting op concept of een creditnota, en daarna een vernieuwing. → Vertrek en overlijden

Familieportaal¶

Wat is het verschil tussen een contactpersoon en een portaaltoegang?¶

Een contactpersoon is een naam en een telefoonnummer in het dossier van de bewoner: dat opent niets. Een portaaltoegang is de machtiging die aan één naaste voor één bewoner gegeven wordt, onderdeel per onderdeel — heen-en-weerschrift, documenten, maaltijden, facturen, gezondheid. Alleen een toegang opent het portaal. → Familieportaal

Hoe nodig ik een naaste uit?¶

Klik op de fiche van de bewoner, tabblad Identiteit, op Portaal op de regel van de naaste in Contactpersonen. Vink aan wat hij mag zien, registreer de toestemming als u Gezondheid opent, en klik dan op Toegang verlenen: WideCare maakt zijn account aan en verstuurt de uitnodiging. Opnieuw uitnodigen verstuurt ze opnieuw. → Een toegang verlenen

Waarom wordt het vakje Gezondheid geweigerd?¶

Gezondheidsgegevens gaan alleen open met een geregistreerde toestemming: vul Toestemming gegeven door en Datum toestemming in op de toegang. → Een toegang verlenen

Hoe schrijf ik naar de familie?¶

Gebruik in de familieruimte van de bewoner Bericht verzenden: de naasten met het onderdeel Heen-en-weerschrift lezen het op het portaal en kunnen antwoorden. Notitie loggen blijft bij het team. → Schrift, documenten en facturen

Documenten¶

Waar staan de documenten van een bewoner?¶

In zijn map van de app Documenten, automatisch aangemaakt met drie submappen (medisch, administratief, facturatie). Op de fiche van de bewoner opent het tabblad Documenten ze met de tegel Documentenruimte. → Documenten van de bewoner

Waarom is een bijlage in de app Documenten terechtgekomen?¶

Elk bestand dat aan de fiche of de discussiedraad van een bewoner gehecht wordt, wordt automatisch in zijn map geklasseerd. De instelling kan uitgeschakeld worden; reeds geklasseerde documenten blijven staan. → Automatische centralisatie van bijlagen

Zakgeld¶

Wat is het zakgeldsaldo?¶

Het geld dat het huis bewaart voor een bewoner die zijn zakgeld niet zelf beheert: de gestorte maandelijkse provisie, min de aankopen die ervan afgehouden worden. De knop Zakgeld op de fiche van de bewoner toont het; een rode banner waarschuwt wanneer het overschreden is. → Zakgeld

Waarom krijgt een bewoner twee facturen?¶

Met zakgeld komen de aankopen van de maand op een tweede factuur, betaald met het saldo; de huisvesting en de provisie blijven op de gewone factuur. → Aankopen en afrekening

Technische interventies¶

Hoe registreer ik een herstelling in de kamer van een bewoner?¶

Maak een ticket aan in een Helpdesk-team dat ingesteld is voor Kameronderhoud, en kies de Bewoner: de kamer en het verblijf worden ingevuld. Voeg de producten, de bestede tijd en de leveranciersfactuur toe om de Ticketkost te krijgen. → Een interventie opvolgen

Kan ik een herstelling aan de bewoner factureren?¶

Ja, met Interventie factureren op het ticket: de kostprijs wordt toegevoegd aan de supplementenenveloppe van de bewoner voor die maand. → Een interventie factureren