FAQ — België

Deze pagina bundelt de korte antwoorden op de vragen die alleen in België rijzen: de Katz-schaal, het INSZ, de uitwisselingen met de ziekenfondsen via eHealth en het RIZIV-forfait. Elk antwoord verwijst naar de pagina die het in detail behandelt. De vragen die in elk land gelden, staan in de FAQ.

Aan de slag in België

Wat toont het dashboard in België?

Het Facturatie → Dashboard krijgt twee Belgische kaarten. Woonzorgcentrum telt wat u moet voorbereiden vóór het factureren: Op te vragen MDA, Te evalueren Katz, Te versturen akkoordaanvragen en Opname niet akkoord door de VI. Verzekeringsinstellingen (eFact) toont de eFact-stapels: Te verzenden, In afwachting VI, Te corrigeren, Af te punten, Achterstallige VI-betalingen… Klik op een cijfer om de records te openen die erachter zitten. → Een maand factureren in België

Waar stel ik de Belgische kamers en tarieven in?

In de toepassing Configuratie: geef elke kamer haar type (ROB, RVT, eenpersoons, tweepersoons…), leg de RIZIV-tarieven vast (forfait per Katz-categorie) naast de verblijfstarieven, en maak de ziekenfondsen aan. → Configuratie · Het RIZIV-forfait (afhankelijkheid)

Bewoners & Katz

Wat moet ik invullen op de fiche van een bewoner in België?

Het INSZ als het gekend is, en het ziekenfonds. Zonder INSZ kunnen de MDA-controle en de eAgreement-akkoorden niet verzonden worden, maar u kunt de bewoner aanmaken en het INSZ later aanvullen. → Een bewoner opnemen in België

Welke verblijfstypes bestaan er in België?

Een verblijf is ROB, RVT of dagverzorging (CSJ): de verblijfsovereenkomst draagt het type, en dat bepaalt de RIZIV-tarieven en de bijlagen die naar het ziekenfonds gaan. → Een bewoner opnemen in België

Wat zet de start van een verblijf in gang in België?

Bovenop wat het in elk land doet, maakt het starten van het verblijf de eAgreement voor opname aan (Bijlage 7), als het INSZ aanwezig is. → Een bewoner opnemen in België

Hoe bereken ik de Katz van een bewoner?

Open vanuit het dossier van de bewoner Katz, klik op Nieuw en scoor de criteria — de zes dagelijkse activiteiten (zich wassen, zich kleden, transfer, toiletbezoek, continentie, eten) en de oriëntatie in tijd en ruimte — van 1 (zelfstandig) tot 4 (volledig afhankelijk). Daarna Bevestigen, Ondertekenen en Valideer (de validatie is voorbehouden aan de hoofdverpleegkundige of de arts). WideCare berekent de categorie volgens de regelgeving; het forfait volgt bij de volgende generatie van de periode. → De Katz-evaluatie

Wat zijn de Katz-categorieën?

O (zelfstandig), A (lichte afhankelijkheid), B (matige afhankelijkheid), C (sterke afhankelijkheid), Cd (afhankelijkheid met dementie), D (dementie vastgesteld door een specialist) en Ccoma (comateus). In de AViQ-tarieven is het bedrag van het forfait voor alle categorieën gelijk, inclusief O; de categorie dient om het juiste profiel aan het ziekenfonds te melden. → De Katz-evaluatie

Wat gebeurt er zolang er geen gevalideerde Katz is?

Zolang er geen gevalideerde Katz bestaat, heeft de bewoner geen categorie en geen forfait: bij het genereren van de periode wordt zijn verblijf gefactureerd, maar zijn regel toont Geen Katz, en de chatter van de periode noemt hem. Het facturatiedashboard telt hem onder Te evalueren Katz. Valideer de Katz, genereer de periode opnieuw, en verstuur ze via een eAgreement Light-aanvraag om de juiste categorie aan het ziekenfonds te melden. → De Katz-evaluatie

Hoe registreer ik een Katz-verergering?

Verslechtert de toestand van de bewoner, voer dan een nieuwe evaluatie in met een reden van verergering. WideCare bereidt dan de bijwerking van het zorgakkoord voor (Bijlage 10): de reden wordt automatisch overgenomen, en de handtekening van de clinicus vervolledigt het document. → De Katz-evaluatie

Hoe verplaats ik een bewoner ROB ↔ RVT?

Gebruik op het verblijf de actie Interne overdracht, geef het nieuwe type en de datum/het uur op, en klik op Valideer. WideCare splitst de facturatie op de juiste datum, tegen het overeenstemmende tarief; dit is geen nieuwe opname en de RIZIV-tegemoetkoming (het forfait) loopt ononderbroken door. → Interne overplaatsing (ROB ↔ RVT)

Hoe lees ik de eID-kaart van een bewoner?

Sluit de lezer aan op een Windows-computer, installeer één keer de eID-lezer via de link die WideCare aanbiedt, en klik dan op eID-kaart lezen op de opnameaanvraag, de fiche van de bewoner of een contact. De identiteit, het INSZ en de gegevens van de kaart worden vanzelf ingevuld. → De eID-kaart lezen

Kan WideCare mij laten weten dat een kandidaat op de wachtlijst overleden is?

Ja. Filter de opnameaanvragen op Wachtlijst en start Verzekerbaarheid controleren (MDA): een overlijden dat het ziekenfonds meldt, sluit de aanvraag af met de reden Overleden vóór de opname. De instelling Wachtlijstcontrole voert dit elke maand uit. → Een bewoner opnemen in België

Verzekerbaarheid (MDA)

Wat is de MDA en waarvoor dient hij?

De MDA controleert of een bewoner in orde is met de verzekerbaarheid en identificeert zijn exacte ziekenfonds door voor u MyCareNet / WalCareNet te bevragen voor een bepaalde periode. Het is de onmisbare voorwaarde voor het verzenden van eFact. → Verzekerbaarheid (MDA)

Hoe controleer ik de MDA-verzekerbaarheid van een bewoner?

Maak een MDA-aanvraag aan (menu eHealth → Verzekerbaarheid → MDA-aanvragen) met de bewoner, het vooraf ingevulde INSZ en de periode (standaard de lopende maand), en klik op Verzenden (Sync): de verzending gebeurt onmiddellijk en het antwoord komt meteen terug. Raadpleeg vervolgens de samenvatting en de verzekerbaarheidsperiodes. → Verzekerbaarheid (MDA)

Hoe controleer ik meerdere bewoners tegelijk?

Start de controle per lot: selecteer de bewoners (u kunt een kolom plakken met namen/INSZ), de periode, en verzend het volledige lot. Gebruik Synchronisatie verzenden voor kleine volumes, of Asynchroon verzenden voor grote maandelijkse loten — het antwoord haalt u daarna op met Controleer reacties (vereist minstens 2 bewoners). → Verzekerbaarheid (MDA)

Wanneer moet ik de MDA doen?

Voer aan het begin van de maand een MDA-lot uit (eHealth → Verzekerbaarheid → MDA-batches): de generatie-assistent laadt de resultaten ervan. Daarna dekt Controleer MDA op de gegenereerde periode de bewoners die nog geen verzoek hebben — altijd vóór u de eFact genereert. Zo vermijdt u latere eFact-weigeringen door een verkeerd ziekenfonds of een verlies van verzekerbaarheid. → Verzekerbaarheid (MDA)

Wat betekent « verzekerd maar niet in orde »?

Komen de rechthebbendecodes terug op nul (verzekerd maar onbetaalde bijdragen / probleemdossier), dan toont WideCare een waarschuwing: de bewoner is aangesloten maar niet in orde. Dit moet met hem of zijn ziekenfonds uitgeklaard worden vóór u aan de VI factureert. → Verzekerbaarheid (MDA)

Wat werkt WideCare bij na een geslaagde MDA?

De bewonersfiche wordt automatisch gecorrigeerd: het ziekenfonds (VI) als het afwijkt van het profiel, het BIM/RVV-statuut (verhoogde tegemoetkoming), het aansluitingsnummer, de identiteit als er velden ontbraken, en de overlijdensdatum als de VI die meldt. Voor bewoners onder een bijzonder stelsel (INIG, EEG, Fedasil, buitenlands, privé…) overschrijft WideCare het ziekenfonds van het profiel niet. → Verzekerbaarheid (MDA)

Wat te doen bij een fout of het uitblijven van een MDA-antwoord?

Een verzoek dat het platform zonder enig antwoord heeft afgesloten, toont No Facet (afgesloten): gebruik op het lot Retry No-Facet; blijft het aanhouden, Contact CIN vanuit de chatter van het verzoek. Bij een weigering door de VI gebruikt u VI contacteren (de reden wordt getoond); bij een technische fout Contact CIN. → MDA-fouten — oorzaken en oplossingen

Wat is de herintegratie (verlies en daarna herstel van verzekerbaarheid)?

WideCare vergelijkt met de vorige controle: gaat een bewoner van niet verzekerd naar verzekerd, dan verschijnt er een melding en verplaatst de actie Herintegratie de lijnen die aan de bewoner waren gefactureerd naar de VI. Omgekeerd (verzekerd → niet verzekerd) wordt zijn forfait uitgesloten van de VI-facturatie van de periode en aan de bewoner gefactureerd tot het herstel. → Verzekerbaarheid (MDA)

Akkoorden (eAgreement)

Wat is de eAgreement?

Wanneer een bewoner binnenkomt, afwezig is, terugkeert of de instelling verlaat, moet het ziekenfonds daarvan elektronisch op de hoogte gebracht worden. WideCare bereidt automatisch de eHealth-melding voor die overeenstemt met uw actie; meestal hoeft u niets extra in te voeren — enkel te controleren en, indien nodig, te verzenden. → Akkoorden (eAgreement)

Wat is het verschil tussen eAgreement en eAgreement Light?

De eAgreement is het akkoord voor de tenlasteneming van de zorg (gekoppeld aan de Katz-categorie en het forfait). De eAgreement Light groepeert de eenvoudigere meldingen in verband met de bewegingen van de bewoner (opname, afwezigheid, vertrek, terugkeer) — het zijn deze die WideCare vanzelf genereert naargelang uw acties. → Akkoorden (eAgreement)

Welk document wordt voorbereid naargelang de actie?

Een verblijf starten → Opname-akkoord (Bijlage 7); een afwezigheid / ziekenhuisopname registreren → uittredingsmelding (Bijlage 11); terugkeer van de bewoner → heropname (Bijlage 7); gevalideerde Katz-verergering → bijwerking van het zorgakkoord (Bijlage 10); einde verblijf / overlijden → uittredingsmelding (Bijlage 11). → Akkoorden (eAgreement)

Wat zijn de statussen van een akkoord, en wat te doen bij een weigering?

Een akkoord doorloopt Voorlopige versie (voorbereid, niet verzonden), Verzonden (platform), In afwachting van de VI, daarna Geaccepteerd of Geweigerd — de beslissing die op basis van de brief van het ziekenfonds wordt geregistreerd. Een elektronische weigering (Geweigerd, met een reden) moet u corrigeren en opnieuw verzenden. Bij een weigering toont WideCare de reden in klare taal, in het Frans en het Nederlands, rechtstreeks op het akkoord — zo weet u wat u moet corrigeren (vaak INSZ, ziekenfonds of datums) vóór u opnieuw verzendt. → Akkoord geweigerd (eAgreement) — oorzaken en oplossingen

Kan ik een beweging registreren zonder INSZ?

Zonder INSZ kan het akkoord niet verzonden worden. U kunt de beweging (opname, afwezigheid…) toch registreren: WideCare noteert ze en nodigt u uit om het INSZ zo snel mogelijk aan te vullen. → Akkoorden (eAgreement)

Elektronische facturatie (eFact)

Wat is eFact?

eFact is de elektronische verzending van het ziekenfondsgedeelte (het RIZIV-forfait) naar de verzekeringsinstellingen (VI) via het eHealth-/MyCareNet-netwerk. WideCare stelt de bestanden samen, verzendt ze en volgt de antwoorden op — ontvangstbewijzen, afrekeningen, aanvaardingen en weigeringen. → Elektronische facturatie (eFact)

Hoe genereer ik een eFact-periode?

Open de periode van de maand met status Concept en klik op Genereren; laat in de assistent Bewoners leeg voor alle actieve bewoners (of vul het vooraf in met MDA-Succes Laden / MDA in Afwachting Laden) en klik daarna op Genereren. De periode krijgt de status Gegenereerd: WideCare heeft voor elke bewoner het Katz-forfait, het RIZIV-aandeel en het bewonersaandeel berekend. → Elektronische facturatie (eFact)

Hoe controleer ik een periode vóór ik factureer in België?

Van de tellers bovenaan de periode zijn MDA en Katz te doen Belgisch: behandel ze samen met de andere. Start daarna Controleer MDA om de verzekerbaarheid na te gaan, en Genereer eFact — beide vóór Facturen aanmaken. → Een maand factureren in België

Hoe genereer ik de eFact-loten?

Zodra de periode de status Gegenereerd heeft en de MDA aangevraagd is, klikt u op Genereer eFact — vóór Facturen aanmaken; de loten worden opgebouwd op basis van de ziekenfondsregels van de periode, niet op basis van de facturen. WideCare stelt de loten samen — één elektronisch bestand per verzekeringsinstelling — en toont daarna de lijst eFact-batches (VI, referentie, maand, status, gefactureerde/aanvaarde/geweigerde bedragen, en code + reden bij weigering). → Elektronische facturatie (eFact)

Wat is een lot per unie?

De verzendingen worden gegroepeerd per unie (de grote VI-families), niet per kleine afzonderlijke mutualiteit: 100 (Landsbond der Christelijke Mutualiteiten), 300 (Solidaris), 500 (Landsbond van de Onafhankelijke Ziekenfondsen), 600 (HZIV — CAAMI), 900 (HR Rail)… WideCare zorgt voor de groepering. → Elektronische facturatie (eFact)

Hoe verzend ik een eFact-periode en volg ik de antwoorden op?

Open eHealth → eFact → Cockpit (of de loten) en klik op Alles verzenden (of lot per lot); de verzendingen vertrekken via eHealth naar de ziekenfondsen. Klik daarna op Antwoorden ophalen: elk lot gaat van Verzonden (platform) naar Ontvangstbevestiging (VI), daarna Gevestigd — of Gedeeltelijke afwijzing / Geweigerd —, waarbij WideCare de aanvaarde/geweigerde bedragen automatisch afstemt. → Een maand factureren in België · Elektronische facturatie (eFact)

Ik ontvang een ontvangstbewijs (931000) na de verzending, moet ik wachten?

Ja. De 931000 bevestigt enkel dat de verzekeringsinstelling het lot heeft ontvangen en de eerste controle heeft doorstaan — het is niet het eindresultaat. U hoeft niets opnieuw te versturen: wacht op de afrekening (920900), die aangeeft wat aanvaard en betaald wordt (enkele dagen). Ondertussen kunnen een 920098 (waarschuwingen, toch aanvaard) of een 920099 (globale weigering, te corrigeren en opnieuw te versturen) binnenkomen. → Elektronische facturatie (eFact) · eFact-weigeringen — oorzaken en oplossingen

Waarom wordt een eFact-factuur geweigerd, en hoe corrigeer ik dit?

Wordt een lot (of een deel ervan) geweigerd, dan zeggen de code en de reden van weigering u waarom (verzekerbaarheid, forfait, datums…). Corrigeer de oorzaak en verzend opnieuw: de teller Herzendingen houdt de heruitzendingen bij om dubbels te vermijden, en de knop Re-integratie laat in voorkomend geval toe om lijnen in een nieuwe verzending te herintegreren. → eFact-weigeringen — oorzaken en oplossingen

Is er nog een termijn om de eFact te verzenden?

Neen. De vroegere verzendtermijn — de 20e van de volgende maand — werd afgeschaft: een laattijdig lot wordt niet meer geweigerd, en de kaart van de periode telt niet meer af. Wat nog loopt, is de betaaltermijn van de verzekeringsinstelling (einde van de 2e maand na de verzending), die recht geeft op nalatigheidsintresten: verzend zodra de maand gefactureerd is. → Betalingen opvolgen en afrekeningen afpunten

Een verzending kreeg geen zeker antwoord: moet ik ze opnieuw verzenden?

Neen, niet blindelings. Wanneer het antwoord op een verzending verloren gaat (time-out, onderbreking), verzendt WideCare ze nooit vanzelf opnieuw: het lijst ze op in eHealth → Configuratie → Te controleren verzendingen, waar u aangeeft of MyCareNet ze ontvangen heeft. → eHealth

Facturatie in België

Hoe factureer ik een maand van A tot Z in België?

Open de periode (Facturatie → Facturering → Factureringsperioden), klik op Genereren, daarna op Controleer MDA, Genereer eFact, Facturen aanmaken en Bevestigen voor het bewonersaandeel. Verzend de eFact-loten naar de VI’s, haal de antwoorden op en klik ten slotte op Periode sluiten. De gemarkeerde knop van de periode toont altijd de volgende stap. WideCare verwerkt het bewonersaandeel (klassieke facturen) en het ziekenfondsaandeel (eFact) parallel op dezelfde periode. → Een maand factureren in België

Waar zie ik de bezette bedden ten opzichte van mijn erkenningen?

In Facturatie → Facturering → Bezetting ROB / KV / RVT: één kolom per sector, één rij per Katz-categorie, de erkende en vrije bedden, en de bezetting van het kwartaal. Een banner signaleert de ROB-bewoners van wie de categorie een overgang naar een RVT-bed zou toelaten. → Bezetting ROB / KV / RVT

Wordt het RIZIV-forfait over de schuldenaars verdeeld?

Nee. Gedeelde facturatie verdeelt alleen het bewonersgedeelte; het RIZIV-forfait gaat via eFact naar het ziekenfonds. → Gedeelde facturatie

Afwezigheden & ziekenhuisopnames

Wat is het effect van een afwezigheid op het RIZIV-forfait?

Het RIZIV-forfait wordt berekend op de aanwezigheidsdagen; een afwezigheid vermindert dit forfait voor de betrokken dagen. De telling volgt de « middagregel » (uur van Brussel): het is de aanwezigheid om de middag die bepaalt of de dag meetelt, vandaar het belang van de vertrek- en terugkeerdatums en -uren. → Een maand factureren in België

Welke afwezigheden moeten aan het ziekenfonds gemeld worden?

Een afwezigheid van meer dan 72 u, of elke ziekenhuisopname, bereidt een Bijlage 11 voor (uittredingsmelding), en de terugkeer bereidt een Bijlage 7 voor (heropname). WideCare maakt deze meldingen aan op het ogenblik dat u de afwezigheid en de terugkeer registreert; u hoeft ze enkel te controleren en te verzenden. → Afwezigheden en hospitalisaties · Akkoorden (eAgreement)

Vertrek & overlijden

Wat wordt er naar het ziekenfonds verzonden bij een vertrek of een overlijden?

Het afsluiten van het verblijf bereidt de uittredingsmelding (Bijlage 11) voor het ziekenfonds voor. Het RIZIV-forfait wordt gefactureerd in de maand waarin het gepresteerd wordt: de creditnota betreft dus enkel de op voorhand gefactureerde huisvesting. → Vertrek en overlijden · Akkoorden (eAgreement)

Hoe verder