Een toegang verlenen

Een toegang verbindt één bewoner en één naaste. U opent ze vanaf beide kanten:

  • vanuit de fiche van de bewoner, tabblad Identiteit: klik op de regel van de naaste in Contactpersonen op Portaal;

  • vanuit de contactfiche van de naaste, tabblad Familie: klik op de regel van de bewoner op Portaal;

  • vanuit Rusthuis → Familieportaal → Toegangen, met Nieuw.

Portaal opent het dialoogvenster Portaaltoegang van dat paar: de bestaande toegang, of een nieuwe die klaar is om verleend te worden. De kolom Portaaltoegang ernaast toont waar de naaste staat: Niet uitgenodigd, Uitgenodigd, nooit aangemeld, Aangemeld of Ingetrokken.

De contactpersonen van de bewoner: de lijn van de naaste, met de status Portaaltoegang en de knop Portaal

Een naaste die nog niet in de lijst staat

Voeg hem eerst toe als contactpersoon van de bewoner (naam, verwantschap, e-mail), sla op en klik dan op Portaal op zijn regel. Een toegang die vanuit het menu Toegangen aangemaakt wordt, voegt de persoon vanzelf toe aan de contactpersonen van de bewoner.

1. Bepalen wie en wat

  1. Controleer de bewoner (of de familieruimte) en de naaste.

  2. Controleer het veld E-mail: het wordt de login van de naaste.

  3. Stel de rol in: Naaste, Vertrouwenspersoon of Wettelijke vertegenwoordiger.

  4. Vink aan wat deze persoon mag zien, onder Wat deze persoon mag zien: Heen-en-weerschrift, Documenten, Maaltijden, Facturen, Gezondheid.

  5. Vul Geldig tot in als de toegang tijdelijk is. Leeg gelaten loopt de toegang tot ze ingetrokken wordt.

De groep Toestemming vraagt:

  • Toestemming gegeven door — De bewoner of De wettelijke vertegenwoordiger;

  • Datum toestemming;

  • Referentie toestemming — waar de ondertekende toestemming bewaard wordt, of de beslissing die de vertegenwoordiger aanstelt — en, als u het hebt, het Toestemmingsdocument.

Toestemming gegeven door en Datum toestemming worden verplicht zodra Gezondheid aangevinkt is: zonder die gegevens weigert WideCare op te slaan.

Het venster Portaaltoegang van een nieuwe toegang: de naaste, de rol, wat de persoon mag zien met Gezondheid aangevinkt, de ingevulde toestemming en de knop Toegang verlenen

3. De toegang verlenen

Klik op Toegang verlenen. WideCare:

  • maakt het portaalaccount van de naaste aan als hij er geen heeft (login = zijn e-mailadres) — wie al een gebruikersaccount heeft, behoudt het;

  • zet de toegang op Actief en dateert ze in Uitgenodigd op;

  • abonneert de persoon op het heen-en-weerschrift;

  • verstuurt de uitnodigingsmail, met een knop om het familieportaal te openen en, voor een nieuw account, een link om een wachtwoord te kiezen. Wanneer een datum Geldig tot ingesteld is, vermeldt de e-mail die.

Op een actieve toegang verstuurt Opnieuw uitnodigen de uitnodiging opnieuw — handig wanneer de naaste ze kwijt is of nooit zijn wachtwoord ingesteld heeft.

Dezelfde toegang na het verlenen: status Actief, de knoppen Opnieuw uitnodigen en Toegang herroepen, de account uitgenodigd en nooit aangemeld, de datum van de uitnodiging

„Toegang verlenen” wordt geweigerd wanneer:

  • de naaste geen e-mailadres heeft;

  • de datum Geldig tot al voorbij is — verleng ze eerst;

  • het adres al de login van een andere gebruiker is.

De toegang volgt daarna de persoon: Account toont Geen account, Uitgenodigd, nooit aangemeld of Aangemeld, en Laatste authenticatie geeft de datum van zijn laatste aanmelding.

De uitnodigingsmail

De uitnodiging is een gewoon e-mailsjabloon, Familieportaal: uitnodiging. Uw beheerder kan de tekst aanpassen; de filter Familieportaal vindt het in de lijst van e-mailsjablonen.

De uitnodigingsmail die de naaste ontvangt: de knop die het familieportaal opent, en daarna de login

4. Intrekken

Toegang herroepen sluit de toegang, na bevestiging: de persoon ziet niets meer over de bewoner en wordt uitgeschreven uit het schrift. De datum blijft bewaard in Ingetrokken op.

Een ingetrokken toegang: de status Ingetrokken, de datum Ingetrokken op, en de knop Toegang verlenen die hem teruggeeft

Een toegang waarvan de datum Geldig tot verstreken is, wordt de volgende dag automatisch ingetrokken.

Het account wordt niet verwijderd

Een toegang intrekken schakelt het account van de persoon niet uit: die kan toegangen tot andere bewoners hebben, of eigen facturen ontvangen.

Een toegang terugvinden

Rusthuis → Familieportaal → Toegangen opent met de filter Actief. De filters Concept, Ingetrokken, Gezondheid geopend en Met einddatum (een toegang met een geldigheidsdatum) verfijnen de lijst; groepeer ze per Bewoner, Rol of Status.

De lijst van de toegangen met het zoekmenu open: de filters Actief, Concept, Ingetrokken, Gezondheid geopend en Met einddatum, en het groeperen per Bewoner, Rol of Status

Elke wijziging aan een toegang — persoon, rol, onderdelen, toestemming, status, geldigheid — wordt in haar geschiedenis bijgehouden.

De geschiedenis van een toegang: de overgang van Concept naar Actief, daarna van Actief naar Ingetrokken, elk met de auteur en het uur

Wie mag wat

  • Elke gebruiker van het rusthuis leest de toegangen.

  • Het administratieve team, de verantwoordelijken en de directeurs maken ze aan, verlenen ze, nodigen opnieuw uit en trekken ze in; de knop Portaal verschijnt alleen voor hen.

  • Een toegang kan pas verwijderd worden zodra ze niet meer actief is.

Met andere woorden: een verpleegkundige kan in het schrift schrijven zonder aan wie dan ook een toegang te kunnen openen.

Hoe verder