Documenten van de bewoner¶
Voor elke bewoner houdt WideCare een documentenmap bij in de app Documenten: scans, ondertekende overeenkomsten, ontvangen brieven. U hoeft niets met de hand aan te maken of te klasseren: de map, de submappen en het klasseren van bijlagen gebeuren automatisch.
Vereiste
Deze pagina vereist de app Documenten. Afhankelijk van uw installatie is dat de Documenten-app van Odoo of de opensource Documenten-app; WideCare bouwt in beide dezelfde bewonersmappen, en enkele schermen verschillen — ze worden hieronder vermeld. Zodra de app geïnstalleerd is, worden de bewonersmappen en de labels automatisch ingesteld.
Het tabblad Documenten van de fiche van de bewoner¶
De fiche van de bewoner heeft een tabblad Documenten: alles wat voor deze bewoner afgedrukt of geopend wordt, op één plaats. Elke tegel opent of drukt één document af — het medisch dossier, de medicatiefiche, de facturen, het verblijfsattest… afhankelijk van de geïnstalleerde apps.
De tegel Documentenruimte opent de map van de bewoner in de app Documenten. Ze toont hoeveel bestanden de map bevat — Scans, ondertekende overeenkomsten, ontvangen brieven — submappen inbegrepen. Ze verschijnt alleen voor gebruikers die toegang hebben tot de app Documenten.
Met de opensource Documenten-app
De snelkoppeling is een knop Documenten bovenaan de fiche van de bewoner, met dezelfde teller. Ze opent de bestanden van de bewoner, in een weergave die de map en de submappen toont; een oog-icoon op elke kaart toont een voorbeeld van het bestand zonder het te openen.
Eén map per bewoner, automatisch aangemaakt¶
Zodra een bewoner aangemaakt wordt (of zodra zijn fiche een bewonersfiche wordt), maakt WideCare zijn persoonlijke map aan onder de map Bewoners, met drie submappen:
graph TD
A[Bewoners] --> B[Lege formulieren]
A --> C[Naam van de bewoner]
C --> D[Medische documenten]
C --> E[Administratieve documenten]
C --> F[Facturatiedocumenten]
Submap |
Wat erin gaat |
|---|---|
Medische documenten |
De evaluaties, formulieren en medische elementen van de bewoner. |
Administratieve documenten |
Verblijfsovereenkomst, identiteitsdocumenten, akkoorden, brieven. |
Facturatiedocumenten |
De facturen en elementen gelinkt aan de facturatie van de bewoner. |
De map draagt de naam van de bewoner en hernoemt zichzelf wanneer de naam wijzigt. De mappen worden alfabetisch gesorteerd. Twee bewoners met dezelfde naam krijgen elk hun eigen map.
Beschermde mappen
De map van de bewoner behoort aan geen enkel personeelslid in het bijzonder toe. Met de Documenten-app van Odoo kan het team ze openen, maar een gewone gebruiker kan ze niet verwijderen of hernoemen. Zo verliest u niet per ongeluk de volledige documentstructuur van een bewoner.
De mappen aangemaakt voor de instelling¶
Bij het aanmaken van het bedrijf (de instelling) zet WideCare twee mappen klaar in de app Documenten:
Bewoners — de map die alle bewonersmappen bevat.
Lege formulieren — uw sjablonen en in te vullen documenten (standaardovereenkomsten, blanco medische formulieren…).
Met de Documenten-app van Odoo staat Lege formulieren in Bewoners; met de opensource Documenten-app zijn het twee mappen op het hoogste niveau, naast elkaar.
Gescheiden per instelling
In multi-company heeft elke instelling haar eigen mappen Bewoners en Lege formulieren. De documenten blijven gescheiden van het ene huis tot het andere.
Voorgedefinieerde labels¶
WideCare levert kant-en-klare labels om documenten te categoriseren en ze via een filter terug te vinden:
Label |
Typisch gebruik |
|---|---|
Medisch formulier |
Medische formulieren en documenten. |
Verblijfsovereenkomst |
De met de bewoner ondertekende overeenkomst. |
Facturatie |
Facturen en facturatie-elementen. |
AVG-toestemming |
Toestemmingen en documenten met betrekking tot de privacy. |
Einde verblijf |
Documenten bij vertrek of overlijden. |
De andere voorgedefinieerde labels dienen voor documenten die de regels van het land volgen: de afhankelijkheidsevaluatie, de akkoorden en beslissingen van de zorgverzekeraar, en de tenlasteneming door een openbare welzijnsinstelling.
In België
Deze labels zijn Katz-evaluatie, MR/MRS-overeenkomst (eAgreement), VI-toewijzing en CPAS (OCMW). Zie Zorg in België.
Labels automatisch toepassen
Met de Documenten-app van Odoo kunnen één of meer van deze labels automatisch op elk gecentraliseerd document toegepast worden, met de instelling Standaardtags. Zie Automatische centralisatie van bijlagen.
Automatische klassering van bijlagen¶
Een bestand dat aan de fiche of de discussiedraad van een bewoner gehecht wordt, komt vanzelf in zijn map terecht, met de standaardlabels. Zie Automatische centralisatie van bijlagen.
Niet te verwarren met de documenten van de familie¶
De map van de bewoner is die van het team. Om een document aan de familie te overhandigen, voegt u het toe aan de familieruimte van de bewoner, waar de categorie bepaalt welke naasten het zien: zie Schrift, documenten en facturen.
Belangrijkste punten¶
Elke bewoner heeft een automatische map met drie submappen: medisch, administratief, facturatie.
Het tabblad Documenten van de fiche opent ze, met een teller die de submappen meetelt.
De map volgt de naam van de bewoner en behoort aan geen enkel personeelslid in het bijzonder toe.
Elke instelling heeft haar eigen mappen Bewoners en Lege formulieren.
Voorgedefinieerde labels maken filteren gemakkelijker.