Documents de l’habitant¶
Pour chaque habitant, WideCare tient un dossier documentaire dans l’application Documents : scans, conventions signées, courriers reçus. Vous n’avez rien à créer ni à classer à la main : le dossier, ses sous-dossiers et le classement des pièces jointes sont automatiques.
Prérequis
Cette page nécessite l’application Documents. Selon votre installation, il s’agit de l’application Documents d’Odoo ou de l’application Documents open source ; WideCare construit les mêmes dossiers d’habitants dans les deux, et quelques écrans diffèrent — ils sont signalés ci-dessous. Une fois l’application installée, les dossiers d’habitants et les étiquettes sont mis en place automatiquement.
L’onglet Documents de la fiche de l’habitant¶
La fiche de l’habitant a un onglet Documents : tout ce qui est imprimé ou ouvert pour cet habitant, au même endroit. Chaque tuile ouvre ou imprime un document — le dossier médical, la fiche de médication, les factures, l’attestation de résidence… selon les applications installées.
La tuile Espace documentaire ouvre le dossier de l’habitant dans l’application Documents. Elle indique combien de fichiers contient le dossier — Scans, conventions signées, courriers reçus — sous-dossiers compris. Elle n’apparaît que pour les utilisateurs qui ont accès à l’application Documents.
Avec l’application Documents open source
Le raccourci est un bouton Documents en haut de la fiche de l’habitant, avec le même compteur. Il ouvre les fichiers de l’habitant, dans une vue qui montre le dossier et ses sous-dossiers ; une icône en forme d”œil sur chaque carte prévisualise le fichier sans l’ouvrir.
Un dossier par habitant, créé automatiquement¶
Dès qu’un habitant est créé (ou dès que sa fiche devient une fiche habitant), WideCare crée son dossier personnel sous le dossier Habitants, avec trois sous-dossiers :
graph TD
A[Habitants] --> B[Formulaires vierges]
A --> C[Nom de l'habitant]
C --> D[Documents médicaux]
C --> E[Documents administratifs]
C --> F[Documents de facturation]
Sous-dossier |
Ce qu’on y met |
|---|---|
Documents médicaux |
Les évaluations, formulaires et éléments médicaux de l’habitant. |
Documents administratifs |
Convention de séjour, pièces d’identité, accords, courriers. |
Documents de facturation |
Les factures et éléments liés à la facturation de l’habitant. |
Le dossier porte le nom de l’habitant et se renomme quand le nom change. Les dossiers sont triés par ordre alphabétique. Deux habitants du même nom ont chacun leur propre dossier.
Dossiers protégés
Le dossier de l’habitant n’appartient à aucun membre du personnel en particulier. Avec l’application Documents d’Odoo, l’équipe peut l’ouvrir, mais un utilisateur ordinaire ne peut ni le supprimer ni le renommer. Cela évite de perdre par accident toute la structure documentaire d’un habitant.
Les dossiers créés pour l’établissement¶
À la création de la société (l’établissement), WideCare met en place deux dossiers dans l’application Documents :
Habitants — le dossier qui contient tous les dossiers des habitants.
Formulaires vierges — vos modèles et documents à compléter (conventions types, formulaires médicaux vierges…).
Avec l’application Documents d’Odoo, Formulaires vierges se trouve dans Habitants ; avec l’application Documents open source, ce sont deux dossiers de premier niveau, côte à côte.
Séparés par établissement
En multi-société, chaque établissement a ses propres dossiers Habitants et Formulaires vierges. Les documents restent séparés d’une maison à l’autre.
Étiquettes prédéfinies¶
WideCare fournit des étiquettes prêtes à l’emploi pour catégoriser les documents et les retrouver par filtre :
Étiquette |
Usage typique |
|---|---|
Formulaire médical |
Formulaires et documents médicaux. |
Convention de séjour |
La convention signée avec l’habitant. |
Facturation |
Factures et éléments de facturation. |
Consentement RGPD |
Consentements et documents liés à la vie privée. |
Fin d’hébergement |
Documents de départ ou de décès. |
Les autres étiquettes prédéfinies servent aux documents qui suivent les règles du pays : l’évaluation de la dépendance, les accords et décisions de l’assureur santé, et la prise en charge accordée par un organisme public d’aide sociale.
En Belgique
Ces étiquettes sont Évaluation Katz, Accord MR/MRS (eAgreement), Allocation OA et CPAS. Voir Les soins en Belgique.
Appliquer les étiquettes automatiquement
Avec l’application Documents d’Odoo, une ou plusieurs de ces étiquettes peuvent être appliquées automatiquement à chaque document centralisé, avec le réglage Tags par défaut. Voir Centralisation automatique des pièces jointes.
Classement automatique des pièces jointes¶
Un fichier joint à la fiche ou au fil de discussion d’un habitant arrive de lui-même dans son dossier, avec les étiquettes par défaut. Voir Centralisation automatique des pièces jointes.
À ne pas confondre avec les documents de la famille¶
Le dossier de l’habitant est celui de l’équipe. Pour remettre un document à la famille, ajoutez-le à l”espace famille de l’habitant, où sa catégorie décide quels proches le voient : voir Carnet, documents et factures.
Points clés à retenir¶
Chaque habitant a un dossier automatique avec trois sous-dossiers : médical, administratif, facturation.
L’onglet Documents de la fiche l’ouvre, avec un compteur qui inclut les sous-dossiers.
Le dossier suit le nom de l’habitant et n’appartient à aucun membre du personnel en particulier.
Chaque établissement a ses propres dossiers Habitants et Formulaires vierges.
Des étiquettes prédéfinies facilitent le filtrage.