Centralisation automatique des pièces jointes¶
En maison de repos, un seul habitant accumule des dizaines de fichiers : convention de séjour, formulaires médicaux, décomptes de mutuelle, consentements RGPD… Sans classement, ils finissent dispersés dans les fils de discussion. La centralisation automatique résout cela : chaque pièce jointe ajoutée à la fiche ou au fil de discussion d’un habitant est classée dans son dossier de l’application Documents, avec les étiquettes par défaut appliquées.
Vous n’avez rien à faire : le classement est automatique et activé par défaut.
Prérequis
La centralisation nécessite l’application Documents — celle d’Odoo ou l’open source, selon votre installation. Le dossier Habitants et le dossier de chaque habitant sont créés automatiquement.
Comment ça marche¶
Dès qu’un fichier est joint à un habitant — sur un message du fil de discussion ou directement sur sa fiche — WideCare le classe dans le dossier de cet habitant.
graph LR
A[Pièce jointe sur la fiche<br/>ou le fil d'un habitant] --> B{Habitant ?<br/>Centralisation active ?}
B -->|Oui| C[Classée dans le<br/>dossier de l'habitant]
C --> D[Étiquettes par défaut<br/>appliquées automatiquement]
B -->|Non| E[Rien n'est classé]
Trois conditions déclenchent le classement :
la fiche est celle d’un habitant (une personne marquée comme habitant) ;
la centralisation est activée pour l’établissement ;
l’application Documents est installée.
S’il en manque une, la pièce jointe reste simplement sur le message ou la fiche.
Ce qui N’EST PAS centralisé
La centralisation concerne uniquement les habitants. Les pièces jointes ajoutées à un contact ordinaire, à un fournisseur ou à un employé ne sont pas classées dans un dossier d’habitant.
Où aboutissent les documents¶
Chaque document centralisé est classé dans le dossier de l’habitant, sous le dossier Habitants. Ce dossier, créé avec l’habitant, contient trois sous-dossiers — Documents médicaux, Documents administratifs, Documents de facturation — où vous pouvez déplacer un document pour le trier.
Depuis la fiche de l’habitant
Sur la fiche de l’habitant, onglet Documents, la tuile Espace documentaire ouvre directement son dossier. Son compteur inclut les fichiers des sous-dossiers. Avec l’application Documents open source, le raccourci est le bouton Documents en haut de la fiche.
Étiquettes par défaut¶
Avec l’application Documents d’Odoo, WideCare applique les étiquettes par défaut de l’établissement à chaque document centralisé. Elles permettent de filtrer et de retrouver rapidement les documents. Les étiquettes prédéfinies (Formulaire médical, Convention de séjour, Facturation, Consentement RGPD, Fin d’hébergement, et celles qui suivent les règles du pays) sont listées sur Documents de l’habitant.
Commencez léger
Tags par défaut est facultatif. Laissez-le vide pour commencer, ou mettez-y une seule étiquette générique : vous pourrez toujours étiqueter chaque document plus précisément ensuite.
Qui peut voir les documents¶
Les documents centralisés suivent les droits du dossier de l’habitant. Ils n’ont pas de propriétaire individuel, ce qui évite qu’un fichier « appartienne » à un seul membre du personnel et garde l’ensemble du dossier de l’habitant cohérent.
Séparé par établissement
En multi-société, chaque établissement a son propre dossier Habitants et ses propres réglages de centralisation. Les documents d’un habitant restent dans sa société.
Réglages¶
Les réglages sont propres à chaque établissement, dans Paramètres → Documents.
Avec l’application Documents d’Odoo, sous Centralisation des fichiers :
Maison de repos — activé par défaut ; le décocher arrête le classement des pièces jointes futures. Les documents déjà classés restent en place, rien n’est supprimé ni déplacé.
Dossier racine — le dossier qui contient les dossiers des habitants (Habitants par défaut).
Tags par défaut — les étiquettes appliquées à chaque document centralisé.
Avec l’application Documents open source, sous Maison de repos :
Documents des résidents — activé par défaut : chaque habitant reçoit son dossier, où sont classés les fichiers qui lui sont joints. Décoché, les nouveaux habitants n’en reçoivent plus ; les dossiers existants restent tels quels.
Dossier racine — le dossier Habitants.
Formulaires vierges — le dossier de vos modèles.
Étiquettes par défaut — les étiquettes retenues pour les documents des habitants. Avec l’application open source, elles ne s’appliquent pas d’elles-mêmes : étiquetez chaque document dans l’application Documents.
Les réglages sont décrits avec les autres écrans de configuration sur la page Réglages des documents.
À retenir¶
Chaque pièce jointe ajoutée au fil de discussion ou à la fiche d’un habitant est classée automatiquement dans son dossier.
Le classement concerne uniquement les habitants — pas les contacts, fournisseurs ou employés.
Avec l’application Documents d’Odoo, les étiquettes par défaut de l’établissement sont appliquées à chaque document centralisé.
L’onglet Documents de la fiche ouvre directement le dossier.
La centralisation est activée par défaut ; la désactiver laisse en place les documents déjà classés.
Les réglages et les dossiers sont propres à chaque établissement.