Facturer un mois, pas à pas¶

Ce guide vous accompagne du début à la fin d’un mois de facturation : ouvrir la période, générer la facturation, créer et confirmer les factures, puis clôturer le mois. Suivez-le en gardant WideCare ouvert à côté : chaque étape indique où cliquer.

Étape 1 — Ouvrir la période du mois¶

1. Ouvrez l’application Facturation.

2. Allez dans Facturation → Périodes de facturation.

3. Ouvrez la période du mois. Pour la créer, cliquez sur Nouveau dans la liste, ou utilisez le bouton + du tableau de bord de la facturation et choisissez Période de facturation.

La liste affiche, pour chaque mois, une colonne À faire : l’étape qu’il attend. Les mois qui ont besoin de quelque chose sont en gras.

Sur la période, l”état est en haut (Brouillon → Généré → Facturé → Clôturé). Le bouton de l’étape suivante est toujours celui le plus à gauche, mis en évidence.

Étape 2 — Générer les lignes de facturation¶

1. Cliquez sur Générer. La fenêtre Générer la facturation s’ouvre.

2. Laissez Habitants vide pour facturer tous les habitants actifs (ou choisissez un habitant pour un cas particulier), puis cliquez sur Générer.

3. Pour chaque habitant, WideCare calcule l”hébergement, les suppléments et conventions de suppléments et les médicaments, applique les absences et ajoute le forfait de soins là où le pack pays en facture un.

La période passe à l’état Généré.

Étape 3 — Contrôler le résultat¶

Avant de facturer, lisez ce qui a été généré :

• l’onglet Habitants — une ligne par habitant, avec son type de facture du mois, la chambre, le type de séjour, le destinataire de la facture, les jours de présence et d’absence et les montants ;

• l’onglet Lignes de facturation — le détail, ligne par ligne, avec le payeur ;

• les boutons intelligents en haut — Absences (les absences qui ont réduit les jours de présence) et Non facturés (les habitants absents tout le mois, pas facturés du tout) ;

• l’onglet Infos et les messages que WideCare publie dans le fil de discussion de la période.

Le détail d’un habitant¶

Cliquez sur un habitant dans l’onglet Habitants pour ouvrir son détail Facturation habitant, sur toute la largeur de l’écran :

• Info habitant — le séjour, le type de séjour, la chambre, les Jours de séjour, Jours de présence et Jours d’absence, Facturer à, et le Type de facture (cette période) ;

• Totaux — Hébergement, Suppléments, Part habitant et Total ;

• l’onglet Lignes de facturation — les lignes du mois, avec une colonne Calc. qui explique chaque quantité ;

• les boutons intelligents Lignes et Absences.

Les lignes sont en lecture seule : chaque actualisation les reconstruit à partir des séjours, des absences et des suppléments. Pour changer un prix, modifiez la convention de suppléments de l’habitant (Prix négocié) ou ajoutez un supplément ponctuel.

Une erreur coûte moins cher à corriger maintenant : corrigez la source (séjour, absence, supplément), puis lancez Actualiser depuis le menu engrenage de la période. Avec l’actualisation automatique de la facturation activée, la plupart des changements atteignent la période d’eux-mêmes.

Étape 4 — Créer les factures (part habitant)¶

1. Cliquez sur Créer les factures.

2. Les factures brouillon de la part habitant sont générées, dans l’onglet Factures, avec le journal et la personne à qui chacune est adressée.

3. Vérifiez-les, puis cliquez sur Confirmer.

La période passe à l’état Facturé.

Pour envoyer les factures, ouvrez-les avec le bouton intelligent Factures, cochez celles à envoyer et cliquez sur Envoyer.

Étape 5 — Clôturer la période¶

Une fois qu’aucune facture ne reste en brouillon, cliquez sur Clôturer la période. Le mois est verrouillé.

Si le bouton n’apparaît pas, un message Clôture impossible pour l’instant sous l’en-tête indique ce qui bloque encore. Une période clôturée peut être rouverte avec Rouvrir.

Recommencer le mois¶

Remettre en brouillon (sur une période générée ou facturée) efface les lignes de facturation, les habitants et les factures brouillon, pour que la période puisse être générée à nouveau. Les habitants dont la facturation est finalisée — une facture comptabilisée — restent intacts.

Récapitulatif du parcours¶

graph TD
  A[Ouvrir la période] --> B[Générer]
  B --> C[Contrôler]
  C --> D[Créer les factures]
  D --> E[Comptabiliser les factures]
  E --> F[Clôturer la période]

Pour aller plus loin¶

• Le tableau de bord de la facturation

• Check-list de fin de mois

• Type de facture : anticipative ou à période échue

• Absences et hospitalisations

• Départ et décès

• Facturation partagée

• Facturer une résidence — ses résidents rejoignent la même période mensuelle avec leur logement et leur contrat.