L’application Suppléments¶
L’application Suppléments est l’écran dédié à la saisie et à la gestion des suppléments des habitants. Elle rassemble en un seul endroit ce qui, autrement, se répartit entre la fiche habitant et la période de facturation : ouvrir le catalogue d’un habitant, en ajouter à plusieurs habitants à la fois, gérer les conventions récurrentes, tenir le catalogue et suivre les montants facturés.
Vous la trouvez dans le menu principal → application Suppléments. Quand l’application Repas est aussi installée, une entrée Suppléments dans le menu Repas ouvre le même écran.
Cette page complète « Les suppléments »
Les notions de base — l’enveloppe de suppléments par habitant et par mois, la synchronisation automatique de la facture, la protection quand un mois est déjà comptabilisé — sont expliquées dans Les suppléments. Cette page-ci décrit l’application dédiée et ses raccourcis de saisie. L’application ne crée aucune donnée parallèle : elle agit sur les mêmes enveloppes et les mêmes conventions.
L’écran Habitants (le point de départ)¶
À l’ouverture, l’application affiche l’écran Habitants, en vue kanban (cartes) ou en vue liste. Elle liste les habitants qui peuvent être facturés maintenant : ceux dont le séjour a commencé, et ceux qui sont partis tant que le mois de leur départ n’est pas encore facturé. Chaque carte est la carte d’habitant habituelle (photo, nom, chambre, secteur, badges de présence), avec une icône de panier « Ajouter des suppléments ».
Cliquez sur un habitant : WideCare ouvre directement le catalogue de son enveloppe de suppléments du mois en cours. Vous atterrissez sur la grille d’ajout, sans passer par la fiche.
En vue liste, chaque ligne affiche l”Enveloppe ouverte de l’habitant et un bouton Ajouter des suppléments ; l’en-tête porte un bouton Ajouter via le catalogue pour agir sur les habitants cochés.
Filtrer et regrouper
Le panneau latéral filtre par Présence (dans la maison, à l’hôpital, en congé…) et par Secteur. La barre de recherche regroupe par Chambre ou Secteur, et le filtre Partis, dernier mois encore ouvert retrouve les habitants partis qui peuvent encore être facturés pour leur dernier mois.
En Belgique
Le secteur est MR ou MRS, et la barre de recherche propose les filtres MR / MRS. Voir Facturer un mois en Belgique.
Ajouter des suppléments à plusieurs habitants¶
C’est le raccourci central de l’application : appliquer le même supplément à plusieurs habitants sans rouvrir chaque fiche.
Sur l’écran Habitants, sélectionnez plusieurs habitants :
Ctrl+clic (ou Cmd+clic) sur ordinateur ajoute/retire un habitant ; Maj+clic étend la sélection à une plage ;
appui long sur tablette tactile ;
ou activez le bouton Sélection multiple, qui fait sélectionner au simple clic.
Cliquez sur le bouton Suppléments (N) qui apparaît (N = nombre d’habitants sélectionnés). En vue liste, utilisez Ajouter via le catalogue.
Un seul catalogue s’ouvre. Chaque supplément que vous y ajoutez, modifiez ou retirez est répercuté sur l’enveloppe ouverte de chaque habitant sélectionné, pour le mois en cours.
Dans ce catalogue partagé, le panneau de gauche affiche une section Habitants : les habitants concernés apparaissent sous forme d’étiquettes, avec leur nombre. Le lien Ajouter permet d’en ajouter à la volée ; retirer une étiquette retire l’habitant (le dernier ne peut pas être retiré). Les quantités sur les cartes sont les suppléments déjà enregistrés pour ce mois : + en ajoute un, − en retire un. Chaque modification est confirmée par une notification avec un lien Annuler.
Un supplément déjà couvert par une convention est ignoré
Si l’un des habitants sélectionnés a déjà ce produit dans une convention active, la ligne n’est pas ajoutée pour lui (elle serait de toute façon écartée à la facturation) — les autres habitants la reçoivent normalement. Pour une saisie sur un seul habitant, WideCare bloque carrément l’ajout et vous invite à passer par la convention.
Suppléments ponctuels et récurrents¶
L’application distingue les deux natures de suppléments déjà présentées dans Les suppléments.
Ponctuel — ajouté à l’enveloppe du mois via le catalogue (coiffeur, pédicure, boisson, téléphone…). Le menu Suppléments ponctuels en donne la liste, avec l’habitant, la période, le supplément, la quantité et le prix, et la Facture fournisseur dont il a été refacturé, le cas échéant. Regroupez-la par habitant, période, supplément ou facture fournisseur ; le filtre Refacturé depuis une facture fournisseur isole les refacturations. C’est l’endroit où passer en revue tout ce qui a été saisi pendant le mois.
Récurrents — reconduits chaque mois via une convention (voir la section suivante).
Où est passé mon supplément ?
À chaque ajout, WideCare affiche une notification indiquant sur quelle(s) période(s) le supplément a été facturé — ou vous prévient qu’aucune période ouverte ne correspond encore à sa date (il ne sera alors facturé que lorsque le mois concerné sera généré). Vérifiez la date de début si le supplément n’apparaît pas où vous l’attendiez.
Les conventions de suppléments¶
Une convention regroupe les suppléments récurrents d’un habitant (chambre individuelle, TV, téléphone…). Elle vit sur l”habitant, pas sur le séjour : elle survit à un changement de chambre ou à un transfert entre secteurs. Chaque habitant a une seule convention, qui rassemble toutes ses lignes récurrentes ; en commencer une seconde affiche un avertissement avec un lien vers celle qui existe.
Dans l’application, le menu Conventions liste les lignes de suppléments récurrents (habitant, convention, produit, type de supplément, prix unitaire, dates, quantité, actif). La convention elle-même — avec son statut et ses boutons — se gère depuis Facturation → Facturation → Conventions de suppléments, ou depuis le bouton intelligent Suppléments de la fiche de l’habitant.
Sur la convention :
Élément |
Rôle |
|---|---|
Statut |
Ouverte ou Clôturé (en haut de la fiche). |
Bouton Clôturer |
Demande une date de fin et arrête de facturer chaque ligne au-delà. |
Bouton Rouvrir |
Efface la date de fin et rouvre les lignes qu’elle avait plafonnées. |
Lignes |
Produit, type de supplément, Prix négocié, prix unitaire, date de début, date de fin, quantité, actif, notes. Les lignes grisées ne sont plus facturées. |
Une ligne suit le prix officiel, y compris son indexation annuelle, sauf si Prix négocié est coché : c’est alors le Prix unitaire saisi sur la ligne qui est facturé.
Un produit sous convention ne se saisit pas en ponctuel
Tant qu’un produit est couvert par une convention active, il ne peut pas être ajouté comme supplément ponctuel pour le même habitant. Ajoutez-le dans la convention, ou clôturez d’abord celle-ci.
Le catalogue des suppléments¶
Le menu Configuration → Catalogue tient la liste des Types de suppléments facturables (la même liste que Facturation → Configuration → Types de suppléments). Chaque supplément a :
Champ |
Description |
|---|---|
Référence |
Code interne du supplément. |
Nom |
Libellé affiché dans le catalogue. |
Type de supplément |
Mensuel, Ponctuel, Journalier — jours d’hébergement (facturé même pendant une absence) ou Journalier — jours de présence (non facturé pendant une absence). |
Prix |
Montant unitaire — valeur propre à l’établissement. |
La barre de recherche filtre le catalogue par type de supplément.
En Belgique
Le catalogue comporte un champ Code AVIQ — le pseudo-code de déclaration du supplément. Selon sa catégorie de produit, un supplément est soit déclaré à la mutuelle dans l’eFact (enregistrement ET50), soit facturé uniquement sur la facture de l’habitant. Voir Facturer un mois en Belgique.
Le reporting¶
Le menu Reporting ouvre une vue d’analyse des suppléments facturés :
un graphique des montants par produit ;
un tableau croisé (habitants × mois) ;
une liste détaillée des lignes de suppléments.
Vous pouvez filtrer entre suppléments Ponctuel et Convention, et regrouper par Habitant, Supplément ou Mois.
Après génération seulement
Les suppléments n’apparaissent dans le reporting qu’une fois la période de facturation générée pour le mois concerné.
Points clés à retenir¶
L’application Suppléments est un écran de saisie dédié ; elle agit sur les mêmes enveloppes et conventions que la facturation — pas de données en double.
L’écran Habitants est le point de départ : cliquez un habitant pour ouvrir son catalogue, ou sélectionnez-en plusieurs (Ctrl+clic / appui long / Sélection multiple) puis Suppléments (N) pour les servir en une fois.
Ponctuel = une fois sur l’enveloppe ; convention = récurrent, sur l’habitant, survivant aux changements de séjour.
Un produit sous convention active ne se saisit pas en ponctuel.
Le catalogue porte le type et le prix (valeur propre à l’établissement) ; le reporting suit les montants par habitant, produit et mois.