Facturation¶
WideCare automatise la facturation de la maison de repos : la part de l’assureur (le forfait de soins payé par l’assureur santé) et la part habitant (hébergement + suppléments), période par période.
Les grands principes¶
Application Facturation : son tableau de bord montre les mois à facturer, les factures à valider et ce qui reste impayé.
Période de facturation : un mois. On la génère, puis on facture.
Type de facture : chaque habitant est facturé d’avance (anticipative, par défaut) ou à période échue. Le type se définit sur le contact de l’habitant et peut changer pour un seul mois.
Forfait de soins : calculé selon la catégorie de dépendance et les jours de présence ; c’est la part payée par l’assureur santé de l’habitant.
Hébergement : la part payée par l’habitant (la chambre), selon le tarif.
Suppléments : prestations ponctuelles ou récurrentes (chambre individuelle, TV, coiffeur…), via l”enveloppe de suppléments de l’habitant, au prix en vigueur ce mois-là.
Absences : une absence (hospitalisation, vacances) peut réduire l’hébergement via les règles de déduction d’absence et, là où le pack pays en facture un, le forfait de soins.
Facturation anticipative
Pour les habitants facturés d’avance, l’hébergement d’un mois est facturé le mois précédent. Le forfait de soins et les suppléments, eux, sont facturés sur le mois de prestation. Voir Type de facture.
Le bouton « Actualiser »¶
Sur une période de facturation, l’action Actualiser recalcule tout en un clic : lignes de facturation, suppléments et factures brouillon. Dans la liste des périodes, sélectionnez-en plusieurs et utilisez le menu engrenage → Actualiser.
Bon à savoir
Les habitants dont la facture est déjà comptabilisée restent intacts ; tout le reste est recalculé. Quand un changement atteint l’un d’eux, un bandeau Corrections en attente apparaît sur la période : Actualiser crée la facture complémentaire ou la note de crédit.
Ajouter un supplément ou une absence se synchronise automatiquement : il n’est en général pas nécessaire de cliquer « Actualiser ».
Cycle d’une période¶
Nouvelle période (le mois) — depuis le tableau de bord, Mois à facturer.
Générer les lignes de facturation.
Vérifier l”assurabilité des habitants auprès de leur assureur santé, là où le pack pays facture un forfait de soins.
Créer les factures (part habitant).
Comptabiliser les factures, et les envoyer à la base comptable quand celle-ci est tenue ailleurs.
Envoyer la part de l’assureur aux assureurs santé — via les échanges électroniques avec l’assureur santé, là où le pays en dispose — puis suivre les réponses.
Clôturer la période.
Pas à pas
Suivez le guide détaillé Facturer un mois, pas à pas et la Check-list de fin de mois.
En Belgique
Le forfait de soins est le forfait de dépendance INAMI, fixé à partir de l’évaluation Katz et envoyé aux mutuelles par eFact après une vérification d’assurabilité MDA ; les absences et les départs sont notifiés par eAgreement. Voir Facturer un mois en Belgique et Le parcours de facturation.
À suivre¶
Le tableau de bord de la facturation — le mois d’un coup d’œil.
Facturer un mois, pas à pas — le guide complet du mois.
Check-list de fin de mois — tout ce qu’exige une fin de mois, dans l’ordre.
Type de facture — d’avance ou à période échue, pour un séjour ou pour un mois.
Les suppléments — enveloppe de suppléments, ponctuels ou récurrents.
L’application Suppléments — saisir les suppléments habitant par habitant ou pour plusieurs à la fois.
Refacturer une facture fournisseur — répercuter la facture d’un fournisseur sur les habitants.
Absences et hospitalisations — règles de déduction d’absence et leur effet sur le mois.
Départ et décès — arrêt de la facturation, note de crédit de l’hébergement prépayé.
Indexation des prix — augmenter les prix à partir d’une date.
Argent de poche — l’argent détenu pour un habitant.
Pont comptable — envoyer les factures vers une comptabilité tenue ailleurs.
Facturation partagée — la part habitant répartie entre plusieurs débiteurs, une facture chacun.