Enregistrer les présences¶
Le registre de présence est ce sur quoi repose tout le centre de jour : il décide du forfait, du prix de journée et des soins. Il contient une ligne par usager et par jour, avec les heures d’arrivée et de départ.
Présences du jour, à l’entrée¶
Centre de soins de jour → Présences du jour ouvre un écran conçu pour une tablette à l’entrée : une carte par usager du centre de jour, avec sa photo. Le même écran s’ouvre depuis la tuile Présences du jour du tableau de bord des soins.
Quand un usager arrive, touchez sa carte (1) : l’arrivée est enregistrée à l’heure qu’il est.
À son départ, touchez-la à nouveau (2) : le départ est enregistré, et la carte dit si la journée ouvre le forfait, ou pourquoi pas.
Mauvaise carte ? Cliquez sur Annuler dans la confirmation qui s’affiche.
Pour saisir les heures à la main ou inscrire une journée écourtée, cliquez sur le bouton ⋯ de la carte (3) : il ouvre la fenêtre Ajouter un jour de présence.
En haut de l’écran :
les compteurs attendus, présents, partis et pas encore arrivés filtrent les cartes sur leur groupe ; touchés à nouveau, ils montrent tout le monde ;
Trouver une personne… cherche par nom ;
Attendu aujourd’hui liste les usagers attendus aujourd’hui : les jours de la semaine convenus avec la famille, sinon les jours d’ouverture du centre. Tout le monde montre aussi les autres, pour une visite imprévue ;
Calendrier ouvre le mois du registre, et le bouton plein écran masque le reste de l’application.
Une bannière dit ce que le registre permet maintenant : ouvert aux arrivées jusqu’à 13 h, ou fermé aux arrivées. D’autres signalent quand le centre est fermé aujourd’hui, quand plus de personnes sont venues que l’agrément ne compte de places, et quand les usagers d’un secteur auquel vous n’êtes pas affecté ne sont pas affichés.
Chaque touche passe par le registre : la clôture de 13 h, le journal d’audit et les règles du forfait s’appliquent exactement comme dans le registre.
Un usager en absence déclarée — des vacances, un séjour à l’hôpital — n’est pas attendu : la carte dit depuis quand il est absent. Voir Absences et hospitalisation.
À partir de 13 h, un usager attendu et non pointé reste à l’écran, marqué Pas pointé(e) à 13:00 : le registre le compte absent. Toucher sa carte enregistre encore une arrivée tardive, marquée Saisi après la clôture.
Dès 13 h, Pas venu(e) sur cette carte enregistre une absence non annoncée ; Annuler l’absence la reprend.
Plusieurs écrans peuvent rester ouverts en même temps : chacun se recharge toutes les deux minutes.
Le badge de la tuile sur le tableau de bord des soins compte les usagers attendus aujourd’hui qui ne sont pas encore arrivés. Il retombe à zéro à 13 h, quand le registre se ferme aux arrivées.
Sur le téléphone¶
L’app WideCare porte le même écran : une carte Présences sur l’écran du service compte les usagers attendus, pas encore pointés, et ouvre Présences du jour. Les usagers sont groupés sous À pointer, Présents, Rentrés à la maison et Pas attendu aujourd’hui.
Faites glisser une ligne vers la droite : Arrivé(e), puis Départ.
Annuler dans la confirmation reprend la touche.
Une touche demande le réseau : l’heure d’une arrivée est celle de l’horloge du registre au moment de la touche. Sans connexion, l’app le dit — touchez à nouveau une fois le réseau revenu.
Un jour déjà complet se corrige au bureau.
Le registre¶
Centre de soins de jour → Registre → Registre de présence CSJ liste les jours inscrits, sur le mois en cours : une ligne par usager et par jour, avec l’arrivée, le départ, les heures et si le forfait est dû. Le bouton intelligent Présences d’un séjour, et Journées de présence sur la fiche d’un usager, ouvrent la même liste pour une personne.
Un jour qui ne donne pas droit au forfait s’affiche en rouge, avec son motif sous Motif ; un jour saisi après la clôture s’affiche en orange.
Les filtres Aujourd’hui, Ce mois-ci, Journée écourtée, Forfait non dû, Saisi après la clôture, Centre fermé ce jour-là, Au-delà des places et Transportés aujourd’hui affinent la liste ; elle se regroupe par habitant, par date, par journée écourtée ou par transporteur.
Au-delà des places signale un jour où plus d’usagers sont venus que l’agrément ne compte de places.
Un jour inscrit un jour où le centre n’ouvre pas est signalé Centre fermé, avec le motif, jamais refusé : c’est soit une date mal encodée, soit une ouverture exceptionnelle.
Transporté par le centre dit que le centre a conduit l’usager ce jour-là. La case est cochée d’après les jours de transport du séjour, se corrige sur la ligne, et le supplément de transport compte ces jours.
Le sélecteur de date d’une ligne ne propose que les jours de la prise en charge de l’usager : de l’admission au dernier jour de prise en charge.
Le calendrier¶
Passez le registre en vue calendrier pour lire le mois : une couleur par usager, avec une case par personne pour filtrer. Un clic sur un jour inscrit montre l’arrivée, le départ, si le forfait est dû et le transport ; un clic sur un jour vide ouvre le formulaire complet.
Cocher les présents d’un jour¶
Pour compléter ou corriger une journée entière, cliquez sur Cocher les présents d’un jour en haut du registre. La fenêtre Présents du (date) liste chaque usager du centre de jour dont le séjour court ce jour-là ; les jours déjà inscrits arrivent marqués Présent, avec leurs heures.
Choisissez la Date (1) : le calendrier marque les jours déjà au registre.
Activez Présent pour les usagers venus.
Encodez leurs heures d’arrivée et de départ : sans elles, la journée ne donne pas droit au forfait. La colonne Forfait dit, avant d’enregistrer, pourquoi une journée n’y donnerait pas droit.
Cliquez sur Enregistrer.
À côté de la date, Places montre les places que l’agrément autorise et Cochés les usagers marqués présents. Plus d’usagers cochés que de places est signalé par une bannière, jamais bloqué : l’enregistrement reste permis.
La colonne Absence dit quand un usager est absent ce jour-là pour une absence déclarée ; la ligne est grisée.
Désactiver Présent retire le jour de l’usager.
Dès 13 h, la bannière dit que le registre est clôturé : les départs peuvent encore être complétés, et un usager ajouté maintenant est marqué comme saisi après la clôture.
Sur un jour passé, la bannière dit que seul un responsable peut le corriger, et chaque modification est journalisée.
Un jour pour un usager¶
Sur la fiche de l’usager, Ajouter un jour de présence ouvre une fenêtre pour un seul jour — le bon outil pour rattraper une quinzaine pour une personne.
Choisissez la Date (1) : aujourd’hui par défaut. Seuls les jours de la prise en charge de l’usager sont proposés.
Vérifiez Arrivée et Départ (2) : ils partent des heures du centre.
Si une hospitalisation ou un décès a interrompu la journée, choisissez-le sous Journée écourtée (3).
Lisez le verdict avant d’enregistrer (4) : le forfait est dû, ou le motif pour lequel il ne l’est pas.
Cliquez sur Enregistrer, ou sur Enregistrer et jour suivant pour passer au jour suivant.
Un jour déjà au registre est chargé, jamais doublé : enregistrer le met à jour.
Un jour de fermeture du centre, une bannière le signale, avec le motif : une ouverture exceptionnelle est à inscrire par vos soins, une date mal encodée non.
Quand l’usager est en absence en cours, une bannière dit que le jour inscrit le fait revenir : l’absence se clôture à l’arrivée.
Pas venu(e) enregistre un jour où l’usager était attendu et n’est pas venu, sans prévenir. Rien n’est écrit au registre — qui liste qui est venu — : le jour entre comme absence non annoncée. Voir Absences et hospitalisation.
Le jour suivant repart toujours vierge, sur les heures du centre.
Une notification confirme chaque jour enregistré, et dit si le forfait est dû.
Une journée qui donne droit au forfait¶
Une journée donne droit au forfait quand l’usager :
est resté au moins 6 heures, et
est arrivé au plus tard à 12 h ;
ou quand la journée a été écourtée par une hospitalisation ou un décès, aussi courte soit-elle. Sinon, le registre dit pourquoi : Moins de 6 heures, Arrivé après 12 h, ou Heure d’arrivée ou de départ manquante.
Une journée qui ne donne pas droit au forfait s’inscrit quand même : l’usager est venu, et le centre lui facture son prix de journée.
La clôture de 13 h¶
Avant 13 h, le registre du jour est ouvert.
Dès 13 h, il est fermé aux arrivées ; les départs peuvent encore être encodés.
Un jour passé ne peut être corrigé que par qui détient Centre de soins de jour / Corriger un jour clôturé du registre, et chaque modification est conservée dans le journal d’audit.
Une ligne ajoutée après la clôture est marquée Saisi après la clôture.
Une ligne supprimée garde ce qu’elle disait dans le journal d’audit.
Une fois le registre clôturé, son silence est une réponse : un usager attendu et non pointé n’est pas venu ce jour-là.
Imprimer le registre¶
Centre de soins de jour → Registre → Imprimer le registre du centre de soins de jour imprime le registre pour une inspection, entre Du et Au :
Un tableau par mois, ou Une page par jour ;
chaque ligne de la période, avec ses heures, si le forfait est dû et ce qu’en dit le registre — (R) marque une ligne saisie après la clôture.
L’impression est journalisée. L’entrée s’affiche pour qui peut corriger un jour clôturé.
À suivre¶
Absences et hospitalisation — des vacances, un jour à l’hôpital, un jour que personne n’a annoncé.
Facturer un mois de centre de jour — ce que deviennent les jours inscrits sur les factures.
Les soins d’un usager du centre de jour — comment le registre décide des soins du jour.