Odoo pour les maisons de repos en Belgique

Vous jonglez probablement aujourd’hui entre plusieurs outils : un logiciel pour la facturation aux mutuelles, un autre pour le dossier de soins, un tableur Excel pour les évaluations Katz, un classeur papier pour les registres de contention, et des appels téléphoniques en boucle pour répondre aux familles. Et si un seul système pouvait tout remplacer ?

C’est ce que fait WideCare, la famille de logiciels de santé éditée par LPLG à Louvain-la-Neuve. Pas une adaptation générique d’un logiciel hospitalier : un logiciel pensé depuis le terrain des maisons de repos.

Pourquoi Odoo est le bon choix pour une MR/MRS

Odoo est un logiciel de gestion utilisé par des millions de personnes dans le monde. Sa vraie force pour une maison de repos : sa modularité. On n’installe que les applications utiles, et elles partagent toutes les mêmes données.

Ce que WideCare couvre concrètement

Voici, application par application, ce que WideCare apporte à une maison de repos. Chaque application a sa page :

Admission et suivi du résident

Le parcours commence dès le premier appel. Chaque candidature avance d’étape en étape, de la visite à la liste d’attente. À l’admission, le candidat devient résident, avec sa chambre et son séjour, en une action et sans second dossier. L’identité se lit sur la carte eID : pas de chiffre inversé dans le NISS. L’assurabilité est vérifiée avant de passer le dossier à « Admis ».

Chaque résident dispose d’une fiche complète : données administratives, contacts familiaux, médecin traitant, mutualité, allergies et régime alimentaire.

Dossier de soins informatisé

Le dossier de soins est le cœur de l’application Soins :

• Prescriptions et médicaments : catalogue, prescriptions, administrations, lots et stock.
• Signes vitaux et notes infirmières dans le même dossier, avec leurs tendances.
• Plans de soins : les soins de la journée se planifient depuis le plan de chaque résident ; un soin jamais coché ressort en « manqué ».
• Registres cliniques : chutes, escarres, plaies, douleur, contention, nutrition, continence, mobilité, cognition.
• Au chevet, l’app Soins sur téléphone et tablette : un soin « donné » d’un geste, un refus noté avec son motif.

Évaluations Katz INAMI

L’évaluation Katz détermine la catégorie de dépendance (O, A, B, C, Cd, D) et donc le forfait INAMI applicable. WideCare intègre :

• La grille Katz complète, avec calcul automatique de la catégorie.
• La validation par l’infirmier en chef ou le médecin, puis le verrouillage : l’évaluation reste dans l’historique.
• Le suivi des renouvellements : une évaluation à revoir ressort avant son échéance.
• En cas d’aggravation, l’annexe 10 se prépare d’office ; la nouvelle catégorie se facture une fois l’accord de la mutualité obtenu.

Facturation eFact via WalCareNet

C’est souvent le point le plus sensible. En Wallonie, la facturation des forfaits aux mutualités passe par eFact sur WalCareNet, obligatoire depuis le 1er octobre 2026. WideCare gère tout le flux :

• Le forfait se calcule à partir des séjours, des évaluations Katz et des absences.
• Envoi d’un lot par union de mutualités, contrôlé avant l’envoi, puis suivi jusqu’au décompte.
• Messages de retour lus dans le logiciel : chaque rejet dit sa cause et la correction à apporter.

Plus besoin d’un logiciel à part pour la facturation aux mutualités : tout part du même dossier.

eAgreement Light (demandes d’accord)

Quand la dépendance d’un résident s’aggrave, la mutualité doit marquer son accord avant que la nouvelle catégorie soit facturée. WideCare prépare d’office les annexes 7, 10 et 11, les envoie par eAgreement Light sur WalCareNet et suit chaque demande jusqu’à la décision.

Vérification MDA (MemberData)

Avant de facturer, il faut vérifier que le résident est bien assuré et connaître sa mutualité. Le service MDA, sur WalCareNet :

• Vérifie le statut d’assurance du résident (assuré, BIM, code mutuelle).
• Se lance depuis la fiche, ou pour tout le mois en un lot.
• Se fait aussi avant de passer un dossier à « Admis » : un droit expiré se voit avant la facture, pas sous forme de rejet.

Nutrition, repas et communication familles

L’application Repas gère les menus, les régimes et les allergies. Un plat qui ne convient pas au régime ou aux allergies d’un résident est signalé avant le service, et un repas avec un allergène critique ne peut pas être marqué « Servi ». Le dépistage de la dénutrition et le suivi de l’hydratation complètent le tableau.

Côté familles, le portail famille ouvre ce que vous décidez, rubrique par rubrique : carnet de liaison, documents, repas, factures. Le résumé des soins n’apparaît qu’avec l’accord de la famille. Moins d’appels téléphoniques, plus de temps auprès des résidents.

Conforme aux exigences belges, et agréé

WideCare n’est pas l’adaptation d’un logiciel étranger : il est développé en Belgique, à Louvain-la-Neuve. Voici la couverture point par point :

Hébergement et sécurité

Construit sur Odoo

Votre espace tourne sur Odoo Community, sans licence à payer, facturation et TVA comprises. Les factures peuvent rejoindre une comptabilité Odoo grâce au pont comptable ; la comptabilité complète demande une licence Odoo Enterprise.

Hébergé en Suisse

Chez Infomaniak, avec une base de données par établissement. La Suisse bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne au titre du RGPD. Une sauvegarde chaque nuit : sept nuits sur le serveur, trente hors du serveur, chiffrées, et une restauration de test chaque jour.

Relié à eHealth

Chaque établissement échange avec son propre certificat eHealth. Les échanges avec les mutualités se préparent à partir de ce que l’équipe encode déjà.

Combien ça coûte ?

Un seul tarif : 9 € HTVA par lit agréé et par mois, toutes les applications comprises, quel que soit le nombre d’utilisateurs. Hébergement, sauvegardes, support et mises à jour sont compris. Exemple : 30 lits agréés, 270 € HTVA par mois.

L’accompagnement (reprise des données, paramétrage, connexion eHealth, formation) est chiffré sur devis, puis facturé au temps réellement presté. Voir les tarifs ou essayer gratuitement, sans carte bancaire.

Qui édite WideCare ?

WideCare est édité par LPLG, à Louvain-la-Neuve. Nous le construisons avec des directions, des infirmiers en chef et des équipes administratives de maisons de repos : les flux INAMI, les contrôles de l’AViQ et les réalités du quotidien soignant font partie de notre travail de tous les jours.

Nos engagements :

• Un interlocuteur qui comprend votre métier.
• Un déploiement progressif, application par application.
• Un support par ticket, depuis votre espace client.
• Des mises à jour et des corrections jamais facturées.

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