Gestion des résidents en maison de repos : les fonctionnalités clés de WideCare

De la première visite au départ, le dossier du résident est le cœur d’une maison de repos. En MR comme en MRS, chaque résident est à la fois une personne soignée, un client, un locataire et un bénéficiaire de l’assurance soins de santé.

Pourquoi le dossier du résident est central

La plupart des établissements gèrent encore ces dimensions dans des outils séparés : un logiciel de soins d’un côté, un tableur pour les admissions, un autre logiciel pour la facturation. Les ressaisies multiplient les erreurs et alourdissent le travail des équipes, alors que les échanges avec les mutualités passent désormais par WalCareNet, obligatoire depuis le 1er octobre 2026.

WideCare fait le choix inverse : une seule fiche par personne, lue par les soins, les repas et la facturation. Chacun en voit ce que son rôle demande.

Du premier appel à l’entrée

• La candidature avance d’étape en étape, de la visite à la liste d’attente.
• À l’admission, le candidat devient résident, avec sa chambre et son séjour, en une action et sans second dossier.
• L’identité se lit sur la carte eID : pas de chiffre inversé dans le NISS.
• L’assurabilité (MDA) est vérifiée avant de passer le dossier à « Admis ».

Chambres, lits et séjours

Un tableau montre quelles chambres sont libres, occupées, réservées ou en travaux, et combien de lits restent disponibles.

• Une chambre réservée ou en travaux ne peut pas être attribuée.
• Un changement de chambre ne demande pas de réadmission : la facturation se coupe à la bonne date.
• L’entretien de la chambre se suit à part : à préparer, à nettoyer, en cours, prête.
• L’état des lieux d’entrée et de sortie se fait dans le même logiciel.

Katz et outils d’évaluation

L’échelle de Katz donne la catégorie de dépendance (O, A, B, C, Cd ou D ; F, Fd ou D au centre de jour), et donc le forfait. La catégorie se calcule à la saisie ; l’infirmier en chef ou le médecin valide, puis l’évaluation reste dans l’historique. En cas d’aggravation, l’annexe 10 se prépare d’office et la nouvelle catégorie se facture une fois l’accord de la mutualité obtenu.

MMSE, Braden, MNA, OHAT, Tinetti et douleur sont dans le même dossier. Voir notre guide complet de l’échelle de Katz.

Soins au quotidien

• Prescriptions et médicaments : catalogue, prescriptions, administrations, lots et stock.
• Plans de soins : les soins de la journée se planifient depuis le plan de chaque résident.
• Signes vitaux, notes infirmières et registres cliniques : chutes, escarres, plaies, douleur, contention, nutrition.
• Au chevet, l’app Soins : un soin « donné » d’un geste, un refus noté avec son motif ; un soin jamais coché ressort en « manqué ».

Facturation

Chaque mois, une période se génère puis se facture. La part de la mutuelle et celle du résident se calculent à partir des séjours, de la catégorie de dépendance, des absences et des suppléments. Une hospitalisation ou des vacances réduisent le forfait de la période concernée.

• Plusieurs enfants ou un CPAS paient ensemble ? Chacun reçoit sa facture.
• Les suppléments (coiffeur, pédicure, téléphone…) s’ajoutent à la facture du mois.
• Les forfaits partent par eFact, un lot par union de mutualités, sur WalCareNet.

Les familles

Le portail famille donne à chaque proche un accès pour un résident, rubrique par rubrique : carnet de liaison, documents, repas, factures. Un proche qui peut lire le carnet peut y répondre. Le résumé des soins n’apparaît qu’avec l’accord de la famille.

Et la protection des données ?

• Chacun voit les applications de son rôle : la cuisine ne voit pas le dossier médical.
• Chaque établissement a sa propre base, hébergée en Suisse et sauvegardée chaque nuit.
• Le dossier de soins se conserve au moins 30 ans, comme le prévoit la loi du 22 avril 2019 sur la qualité des soins.

En résumé

Un bon logiciel de gestion des résidents est plus qu’une fiche client améliorée : il doit suivre une personne à la fois soignée, logée et facturée, et absorber les obligations du secteur (Katz, eHealth, AViQ, RGPD). WideCare le fait sur un seul dossier, pour que les équipes se consacrent à l’essentiel : le soin et l’accompagnement.

Les applications WideCare

Une seule fiche par personne, lue par toutes les applications. Toutes sont comprises dans le prix : 9 € HTVA par lit agréé et par mois, quel que soit le nombre d’utilisateurs.