Comment WideCare transforme la gestion des MR/MRS

Une maison de repos belge moyenne en 2026 jongle entre 5 à 8 outils : un logiciel de facturation INAMI, un dossier de soins informatisé, un tableur Excel pour les évaluations Katz, un classeur papier pour le registre de contention, un logiciel comptable, un planning RH, un portail mutuelle séparé pour eFact et MyCareNet, parfois un CRM d’admission… Chaque outil a son login, ses exports, ses formats incompatibles.

Le coût de cette dispersion est réel : des heures de double encodage, des erreurs de facturation, des évaluations Katz qui arrivent à échéance sans que personne ne le voie, des familles qui appellent faute d’information.

WideCare, édité par LPLG à Louvain-la-Neuve, prend le problème par la racine : un seul système, qui couvre le métier d’une maison de repos, depuis la candidature jusqu’à la facturation du mois.

1. Le constat : 5 logiciels pour faire ce qu’un seul devrait faire

Examinons un cas typique. Dans une MRS de 80 lits en Wallonie aujourd’hui :

Chaque flèche entre ces outils est un point de friction. Et chaque friction se paie en temps soignant détourné de l’auprès-du-résident vers l’administratif.

2. La promesse WideCare : un seul système, une seule vérité

WideCare part d’un principe simple : la fiche résident est la racine unique. Tout ce qu’on saisit ailleurs s’y rattache, et tout ce dont on a besoin part de là. Plus de double encodage, plus de «  il faut aussi mettre à jour dans l’autre logiciel  ».

Conséquence concrète : quand l’infirmière note un soin au chevet, sur sa tablette, l’information est aussitôt dans le dossier et sur le tableau de bord du service. Aucune ressaisie.

3. Les applications qui couvrent le métier d’une MR/MRS

WideCare est modulaire : chaque établissement choisit les applications dont il a besoin, sans que le prix change. L’ensemble couvre le quotidien d’une maison de repos :

4. Cas concret : le parcours d’un résident, du premier contact à la facturation

Pour rendre tangible la transformation, suivons une candidature fictive — Madame M., 84 ans, dépendance partielle.

Étape 1 : prise de contact (jour J)

Le fils de Mme M. appelle la MRS. La secrétaire ouvre l’application Admission et crée la candidature : nom, contact familial, motif (post-AVC), situation actuelle (domicile + aide).

Étape 2 : visite (J+3)

La visite se planifie depuis la même fiche. Ensuite, la directrice fait avancer la candidature et joint les documents reçus.

Étape 3 : évaluation Katz (J+5)

L’infirmier en chef remplit l’évaluation Katz directement dans WideCare (grille structurée, catégorie calculée à la saisie). Mme M. est évaluée en catégorie B. La candidature passe en liste d’attente.

Étape 4 : admission (J+15)

Le 15e jour, une chambre se libère. La candidature passe en admission. En une action, WideCare :

• fait de la candidate une résidente, avec sa fiche complète (identité lue sur la carte eID, mutualité, contacts familiaux, médecin traitant) ;
• crée son séjour, avec la date d’entrée, la chambre et le lit ;
• vérifie son assurabilité (MDA) avant de passer le dossier à « Admis » ;
• prépare sa facturation à partir du séjour.

Avant, ces actions étaient autant de saisies différentes, dans plusieurs logiciels, avec un risque de désynchronisation.

Étape 5 : quotidien soignant (J+15 et après)

L’infirmière fait sa tournée avec l’app Soins, sur tablette. Au chevet de Mme M., elle note la tension, signale un léger œdème et marque les médicaments « donnés » d’un geste ; un refus se note avec son motif. Un soin jamais coché ressort en « manqué », et une observation importante reste visible jusqu’au « J’ai lu » d’un collègue.

Étape 6 : facturation INAMI (fin de mois)

La directrice administrative ouvre la facturation. WideCare a déjà :

• calculé le forfait sur les jours réels de présence, avec la catégorie Katz de chacun ;
• reporté les absences et les hospitalisations, au jour près ;
• vérifié l’assurabilité de tout le mois, en un lot.

Elle parcourt la liste de fin de mois, puis envoie un lot eFact par union de mutualités, sur WalCareNet. Les messages de retour reviennent dans le logiciel : chaque rejet dit sa cause et la correction à apporter. Elle voit ce qui est accepté, ce qui attend et ce qui doit être corrigé.

Étape 7 : communication familles (en continu)

Le fils de Mme M. se connecte au portail famille. Il voit ce que la maison lui a ouvert : le carnet de liaison, où il peut répondre à l’équipe, les repas, les factures. Le résumé des soins n’apparaît que si la famille a donné son accord. Il téléphone moins ; l’équipe garde son temps pour les résidents.

5. Pourquoi Odoo plutôt qu’un logiciel «  dédié maison de repos  » ?

Question légitime. Voici trois raisons de fond :

6. Conformité belge intégrée

7. Comment se passe un déploiement

Un déploiement WideCare se déroule en quatre temps :

L’accompagnement est chiffré sur devis, puis facturé au temps réellement presté. Pour la méthode complète, lisez notre guide Changer de logiciel de maison de repos sans perdre vos données.

FAQ — WideCare et la transformation des MR/MRS